Configurer votre Service Suite

Après l’onboarding, vous gérez votre propre espace depuis un seul endroit : Configuration, en bas du menu de gauche. Cette page parcourt ces réglages dans l’ordre le plus efficace.

Une seule page réunissant tous les réglages que vous pouvez modifier, regroupés par thème.

Vous ne voyez que ce que vous pouvez modifier

La page se construit au moment où vous l’ouvrez, à partir de vos propres droits. Un réglage que vous n’avez pas le droit de modifier n’y figure pas. Deux collègues aux rôles différents ne voient donc pas la même page.

Ce que vous configurez ici

Bloc	À quoi cela sert
Société & Identité visuelle	Données de société, logo, favicon et mise en page des documents
Langues & Localisation	Les langues de votre équipe et de vos clients
E-mail & Communication	Expéditeur, serveurs, domaines e-mail et alias
Modèles d’e-mail	La formulation de ce que vous envoyez automatiquement
Utilisateurs, Rôles & Accès	Qui travaille ici et ce que chacun peut faire
Planning & Équipe terrain	Techniciens, camionnettes, tournées, disponibilité
Produits, Pièces & Stock	Catalogue, entrepôts, stock des camionnettes
Clients, Sites & Équipements	Pour qui vous travaillez et où se trouvent leurs équipements
Service & Opérations	Types, étapes, équipes et règles de facturation
Sécurité	LMRA, EPI, checklists et risques
Modèles & Documents	Tous les modèles réutilisables en une liste
Maintenance & Contrats	Contrats et calendriers préventifs
Intégrations	Agendas, boîtes mail et autres services
API & Authentification unique	Comment d’autres systèmes se connectent et lisent vos données
Import de données	Reprendre vos données existantes

Administration technique de la plateforme

Certaines fonctions techniques sont réservées à l’administrateur de la plateforme et n’apparaissent donc pas chez vous. C’est voulu : vous gérez votre société, pas l’infrastructure en dessous. S’il vous manque quelque chose, demandez-le à votre administrateur de plateforme.

L’ordre qui fonctionne

1. Société & Identité visuelle

   Commencez ici. Vos données de société et votre logo se retrouvent sur chaque document, chaque e-mail et la page de connexion : tout le reste s’appuie dessus.

   Profil de la société — nom, adresse, numéro d’entreprise et numéro de TVA, téléphone, e-mail et devise.

   

   Logo, Favicon & Identité de l’app — le logo affiché sur la page de connexion et sur vos documents, la favicon dans l’onglet du navigateur, les couleurs de vos e-mails de notification, ainsi que le nom et les couleurs de l’application installable sur le téléphone de votre équipe.

   

   Mise en page des documents — la présentation des devis, factures et rapports de service : modèle, couleurs, police, slogan et pied de page, avec un aperçu à côté.

   Astuce

   Utilisez une image carrée pour la favicon et un logo large pour la société. Les deux sont redimensionnés automatiquement.

2. Langues & Localisation

   Activez les langues dans lesquelles votre équipe travaille et dans lesquelles vous écrivez à vos clients.

   

   • Langues — activez ou désactivez une langue pour tout l’espace.
   • Ajouter une langue — charge une langue pas encore disponible.

   Chaque collaborateur choisit ensuite sa langue de travail dans Mes préférences ; le fuseau horaire s’y trouve aussi, et détermine l’affichage des horaires et des rendez-vous. Pour un client, la langue se fixe sur sa fiche, afin que devis et rapports partent dans sa langue.

3. E-mail & Communication

   C’est ici que vous décidez qui vos clients voient comme expéditeur.

   

   • Identité e-mail — l’adresse d’où part votre courrier, et le domaine e-mail où arrivent les réponses. Le bouton M’envoyer un e-mail de test vérifie immédiatement que cela fonctionne.
   • Serveurs de messagerie sortants — le serveur qui envoie votre courrier.
   • Serveurs de messagerie entrants — une boîte mail relevée automatiquement, pour que les réponses de vos clients arrivent sur le bon dossier.
   • Domaines e-mail et Alias — des adresses comme support@ qui transforment un message en dossier.

   

   Utilisez votre propre identité

   Envoyez toujours vos communications clients depuis une adresse de votre propre domaine, jamais depuis une adresse de votre fournisseur. Si une adresse de la plateforme est encore configurée, l’écran vous le signale en haut.

   Un mot de passe de serveur enregistré n’est jamais réaffiché. Si vous modifiez le serveur ou l’utilisateur, il est effacé et vous le ressaisissez.

4. Modèles d’e-mail

   Les modèles déterminent la formulation des messages que votre espace envoie en votre nom. Vous adaptez le texte ; le raccordement en dessous reste intact.

   

   Disponibles notamment, selon ce qui est installé chez vous :

   • Rapport d’intervention — le rapport envoyé après une intervention
   • Envoi du devis et Confirmation de commande
   • Envoi de la facture et Reçu de paiement
   • Signalement reçu via code QR
   • Invitation d’un nouvel utilisateur et Accès au portail

   Note

   Vous pouvez modifier le texte et les champs simples (par exemple le nom du client ou le numéro de l’ordre de service). Les formules plus complexes sont réservées à votre administrateur de plateforme — l’écran vous le dit si vous en saisissez une.

5. Utilisateurs, Rôles & Accès

   

   • Employés & Rôles — invitez des collègues, activez ou désactivez des comptes et attribuez des rôles.
   • Rôles (avancé) — ajustez ce qu’un rôle permet exactement.
   • Piste d’audit des droits — qui a modifié quels droits, et quand.
   • Mes préférences — votre langue, votre fuseau horaire et votre signature.

   Accordez à chacun le minimum de droits que son travail exige. Un technicien n’a pas besoin d’un rôle d’administrateur pour réaliser ses interventions, et un gestionnaire de stock n’a pas à voir les factures. Cela limite les erreurs et garde la piste d’audit lisible.

   Pour aller plus loin : Droits et rôles.

6. Planning & Équipe terrain

   

   Composez votre équipe : techniciens, camionnettes & véhicules, tournées, tournées du jour et jours de tournée, ainsi que types de compétences et compétences des techniciens. Avec les jours bloqués, les groupes de jours bloqués, les jours de pointe et les plages horaires, vous fixez quand la planification est possible.

   Pour aller plus loin : Techniciens · Véhicules · Tournées · Congés

7. Produits, Pièces & Stock

   

   Le catalogue et l’emplacement des pièces : produits & pièces, catégories de produits, unités de mesure, entrepôts, emplacements de stock, types d’opération et règles de réapprovisionnement. Ainsi que le stock des camionnettes, les demandes de réapprovisionnement, les modèles de pièces requises, les zones d’entrepôt et le plan des zones.

   Pour aller plus loin : Produits & pièces · Stock · Stock camionnette · Pièces requises · Plan d’entrepôt

8. Clients, Sites & Équipements

   

   Pour qui vous travaillez et où se trouvent leurs équipements : clients, contacts, sites & emplacements, techniciens par site, équipements, étapes des équipements, matériel, règles d’état des équipements, régions de service et codes QR & demandes.

   Pour aller plus loin : Clients & équipements · Sites et emplacements · Matériel · Dossier client 360° · Codes QR · État des équipements

9. Service & Opérations

   

   Comment les interventions sont classées et suivies : types d’ordres de service, étapes, équipes de service, catégories de techniciens, étiquettes, modèles d’ordre, types de tâches et les règles de facturation.

   Pour aller plus loin : Ordres de service · Planning

10. Sécurité

    

    Modèles LMRA, dangers, catalogue EPI, règles EPI, modèles de checklist, registre des risques, règles de risque et environnements de site.

    Attention

    Ce que vous réglez ici détermine en partie si une intervention peut démarrer. Un contrôle obligatoire manquant ou un EPI non coché bloque Démarrer le travail chez le technicien.

    Pour aller plus loin : LMRA · EPI · Qualité & risques

11. Modèles & Documents

    

    Tous les modèles réutilisables en une liste : modèles d’ordre, modèles d’entretien préventif, modèles de pièces requises, modèles LMRA, modèles de checklist et documents gérés.

    Ce bloc reprend volontairement des liens des autres blocs — c’est ici que vous les retrouvez quand vous vous demandez « où était donc ce modèle ? ».

12. Maintenance & Contrats

    

    Contrats d’entretien et types de contrat, ainsi que les calendriers qui génèrent le travail préventif : fréquences d’entretien, jeux de règles de fréquence et modèles d’entretien préventif.

    Pour aller plus loin : Contrats d’entretien

13. Intégrations

    

    Hub d’intégration, connexions et fournisseurs : agendas, boîtes mail et autres services que vous raccordez à votre espace. Vous voyez pour chaque connexion si elle est active et quand elle s’est synchronisée pour la dernière fois.

    Pour aller plus loin : Intégrations

14. API & Authentification unique

    

    Authentification unique et sa piste d’audit, ainsi que les clés API, les webhooks et le journal d’accès API.

    

    Traitez les clés comme des mots de passe

    Une clé API n’est affichée qu’une seule fois, au moment où vous la créez. Ensuite, l’espace n’en conserve qu’une version illisible. Conservez-la dans votre gestionnaire de mots de passe, ne la partagez jamais par e-mail ou messagerie, et ne la placez jamais dans un document ou une capture d’écran. Si une connexion ne fonctionne plus, créez une nouvelle clé plutôt que de rechercher l’ancienne.

    Pour aller plus loin : Authentification unique · API

15. Import de données

    

    Reprenez vos clients, sites, équipements et pièces existants. L’import affiche d’abord un aperçu, contrôle votre fichier, signale les doublons et ne s’exécute qu’après votre confirmation. L’historique des imports montre ce qu’a fait chaque import précédent.

    Pour aller plus loin : Importer des données

Le lien avec l’onboarding

L’onboarding prépare votre espace et renseigne les premières données de société. La Configuration, c’est ce que vous prenez ensuite en main :

Onboarding
   → société créée
Configuration
   → identité visuelle et langues
   → e-mail et modèles
   → utilisateurs et rôles
   → planning et équipe
   → produits, clients, sécurité
   → connexions
Mise en service

La Configuration reste disponible par la suite. Rien ne doit être terminé d’un seul coup : les étapes 1 à 5 suffisent pour démarrer, et vous complétez le reste au fur et à mesure.

Quelque chose que vous attendiez n’y est pas ?

Trois raisons possibles, par ordre de probabilité :

1. Vous n’avez pas le droit. Demandez le rôle adéquat à votre administrateur.
2. La fonction n’est pas active chez vous. Les blocs n’apparaissent que si la fonction correspondante est présente.
3. Ce n’est pas un réglage mais du travail quotidien. Les interventions, devis et factures se trouvent dans leur propre application, pas ici.

Étape suivante

Votre espace est prêt ? Continuez avec les Ordres de service pour créer votre première intervention.