Hub d'automatisation

Le Hub d’automatisation est un catalogue de tâches récurrentes que vous activez, planifiez et relisez vous-même. Tout est désactivé par défaut.

À quoi cela sert

• Faire relancer automatiquement les factures impayées.
• Déclencher un rappel quand un devis ou une demande traîne.
• Être averti quand une pièce est presque épuisée.
• Faire envoyer une synthèse quotidienne ou mensuelle.
• Vérifier au journal ce qu’une automatisation a effectivement fait.

Qui peut l’utiliser

Rôle	Ce qu’il fait
Administrateur	Active ou désactive les automatisations et choisit la fréquence
Gérant, comptabilité	Reçoit les synthèses et relances financières

Prérequis : des droits administrateur pour activer une automatisation. Certaines exigent d’abord une connexion via Intégrations. Désignez pour chacune une personne qui traite réellement les notifications.

Les labels de sécurité

Les automatisations avec leur label et leur interrupteur.

Label	Signification
Sûr	Lit et notifie. Vous pouvez aussi la lancer manuellement avec Exécuter maintenant.
Vérification requise	Touche aux données métier. Ne l’activez qu’après concertation.
Connexion externe	Fonctionne avec un service externe. Visible au catalogue en préparation.

Le lancement manuel est limité

Le bouton Exécuter maintenant n’existe que pour les automatisations portant le label Sûr. Un clic malheureux ne peut donc jamais mettre en mouvement une série de factures ou de contrats.

Ce que contient le catalogue

Finance

• Relance des factures impayées
• Synthèse financière quotidienne
• Synthèse mensuelle des bénéfices
• Rappel d’échéance d’une facture fournisseur
• Rappel d’échéance d’une facture client

Commercial

• Devis non signé après X jours
• Rapport de ventes quotidien
• Notification de nouvelle demande
• Demande sans réponse après X jours
• Collecte de demande avec attribution et premier contact
• Rappel demande inactive depuis plus de 24 h
• Qualifié → proposer une démonstration
• Démonstration planifiée → liste de préparation
• Démonstration réalisée → envoyer la proposition
• Relance de proposition après 2, 5 et 10 jours
• Devis confirmé → contrat, abonnement, projet et facture
• Devis annulé → demande marquée perdue
• Facture de démarrage payée → activer l’abonnement

Stock

• Alerte stock bas
• Alerte rupture de stock
• Contrôle de synchronisation du stock
• Contrôle de synchronisation des prix

Boutique en ligne et contact client

• Notification de nouvelle commande en ligne
• Notification d’erreur de synchronisation de la boutique
• Message du chat client transformé en demande
• Notification de message urgent

Surveillance

• Contrôle de l’état des sauvegardes
• Notification de tâche de fond en échec
• Contrôle d’expiration d’un utilisateur de démonstration

Activer une automatisation

1. Ouvrez le Hub d’automatisation et parcourez le catalogue.

2. Lisez la description et le label de sécurité.

3. Choisissez une fréquence : toutes les 15 minutes, toutes les heures, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

4. Réglez éventuellement l’heure de la prochaine exécution.

5. Activez-la.

6. Revenez après une journée et lisez le journal.

Approche recommandée

Activez-en trois, pas vingt. Regardez une semaine plus tard lesquelles se sont révélées vraiment utiles. Une avalanche de notifications aboutit en un mois à des notifications que plus personne ne lit.

Le journal

Quand chaque automatisation a tourné, et si elle a réussi.

Pour chaque automatisation, vous voyez quand elle a tourné, si elle a réussi et ce qu’elle a fait. En cas de problème, l’erreur est conservée au lieu de disparaître silencieusement.

Points importants

• Le Hub gère uniquement les automatisations qu’il a créées lui-même. Les processus existants que nous avons configurés ne sont jamais modifiés ni supprimés.
• Les nouvelles automatisations sont désactivées par défaut.
• Désactiver une automatisation ne supprime rien — vous pouvez la réactiver plus tard avec les mêmes réglages.

Bonnes pratiques

• Activez une automatisation à la fois et observez quelques jours ce qu’elle fait.
• Choisissez la fréquence en conscience. Un rappel qui tourne tous les quarts d’heure n’est pas un rappel mais du bruit.
• Désignez un responsable par automatisation : quelqu’un qui traite réellement les notifications.
• Lisez le journal chaque mois au lieu de ne l’ouvrir que lorsqu’il manque quelque chose.
• Laissez « Vérification requise » désactivé tant que nous n’y avons pas regardé ensemble.

Résolution des problèmes

Une automatisation peut-elle envoyer des factures par erreur ? Pas sans que vous l’activiez explicitement, et jamais via Exécuter maintenant — ce bouton n’existe que pour les automatisations sûres.

Et si j’active une automatisation et que le résultat ne me convient pas ? Désactivez-la. Ce qu’elle a déjà fait reste au journal, pour que vous puissiez vérifier ce qui s’est passé.

Puis-je faire ajouter ma propre automatisation ? Oui — c’est précisément pour cela que le catalogue est conçu. Contactez votre administrateur.

Pourquoi le catalogue contient-il quelque chose que je ne peux pas activer ? Il s’agit d’une connexion externe : elle est préparée mais nécessite d’abord une connexion via les Intégrations.

Étape suivante

• Service CRM — les règles commerciales
• Intégrations — connecter des services externes
• De la demande au client — où s’insèrent les règles
• Facturation — les relances financières
• Droits & sécurité — qui peut activer quoi