Droits & sécurité

Sur l’écran Rules, vous déterminez pour chaque collaborateur ce qu’il peut faire et sur quels enregistrements. Ce qui n’est pas explicitement accordé n’est pas accessible.

Attribuer des rôles sans toucher aux réglages techniques.

À quoi cela sert

• Ne montrer à un technicien que ses propres missions.
• Donner à un chef d’équipe ou responsable régional la portée de son équipe ou de sa région.
• Masquer les montants pour qui n’en a pas besoin.
• Vérifier qui a accordé un accès donné, et quand.
• Revoir les droits quand quelqu’un change de fonction.

Qui peut l’utiliser

Rôle	Ce qu’il fait
Administrateur de la société	Crée les rôles et les attribue
Tous les utilisateurs	En constatent l’effet à leur prochaine connexion

Prérequis : vous devez être administrateur de la société. Les droits sont chargés à la connexion — demandez au collaborateur de se reconnecter après une modification. Les droits système et de maintenance sont hors de portée de cet écran.

Deux questions par collaborateur

Un droit se compose toujours de deux parties. Cette distinction est le cœur du système :

Question	Réponse
Que peut-il faire ?	Niveau : lire, créer, modifier, supprimer, approuver, exporter
Sur quoi ?	Portée : propre, équipe, implantation, région, société entière

La portée

Propre ─▶ Équipe ─▶ Implantation / secteur ─▶ Région ─▶ Société entière
  la plus petite                                        la plus large

Portée	Qui la reçoit typiquement
Propre	Un technicien : uniquement ses propres missions
Équipe	Un chef d’équipe
Implantation / secteur	Un responsable d’implantation
Région	Un responsable régional
Société entière	Dispatcher, planificateur, gérant

Commencez serré

Accordez d’abord la plus petite portée qui permette le travail. Quelqu’un à qui il manque quelque chose le signale dans la journée. Quelqu’un qui voit trop ne le signale jamais.

Rôles prêts à l’emploi

Un niveau et une portée par module, avec l’aperçu.

Vous ne partez pas de zéro. Une cinquantaine de modèles de rôles typiques des entreprises de service sont disponibles — du technicien et du chef d’équipe au dispatcher, au magasinier, au comptable et au gérant.

1. Ouvrez Rules et allez dans Collaborateurs.

2. Choisissez le collaborateur et attribuez-lui un rôle.

3. Pour vous en écarter, créez un rôle propre basé sur un modèle.

4. Utilisez l’aperçu pour vérifier ce que le rôle donne réellement avant de l’attribuer.

5. Demandez au collaborateur de se reconnecter pour que ses nouveaux droits soient actifs.

Droits financiers

Les montants constituent un droit distinct. Sans droits financiers, un utilisateur voit tout le récit opérationnel — clients, sites, équipements, interventions, pièces, heures — mais aucun montant.

Cela vaut partout de la même façon :

• les onglets Factures et Financier du Dossier client 360°
• le Tableau de bord financier
• les coûts d’entretien dans Asset Intelligence

Un seul verrou, partout

La visibilité financière dépend du même droit dans tout le système. Vous n’avez donc pas à le répéter écran par écran — et aucun écran ne contourne le verrou.

Droits pour importer des données

Importer des données possède sa propre échelle de cinq droits, distincte de l’écran des rôles. Qui reçoit un échelon reçoit tout ce qui se trouve en dessous.

Droit	Ce qu’il permet
Consulter	Ouvrir l’écran d’import et voir son propre historique
Télécharger les modèles	Récupérer les modèles Excel/CSV
Importer et contrôler	Charger un fichier et voir l’aperçu — n’écrit rien
Exécuter les imports	Confirmer un aperçu contrôlé et l’écrire
Administrateur	Voir et gérer l’historique de tous les utilisateurs

À l’installation, seul l’administrateur de Service Suite reçoit l’échelle complète. Les techniciens n’en reçoivent rien.

Séparez la préparation de la confirmation

Donnez à un collaborateur Importer et contrôler sans Exécuter les imports. Il peut alors préparer et vérifier un fichier complet sans jamais rien pouvoir écrire — et la personne qui confirme regarde un aperçu déjà nettoyé.

Le droit d’import s’ajoute par-dessus les droits habituels, jamais à leur place. Qui ne peut pas créer un client ne peut pas non plus en importer.

Connexion et vérification en deux étapes

Deux choses distinctes :

	Ce que cela règle
La connexion	Qui entre — mot de passe, ou Microsoft/Google
Les droits	Ce que quelqu’un peut faire une fois entré

Si vos collaborateurs se connectent avec leur compte d’entreprise, cela ne change rien à leurs droits dans Service Suite : rôles et périmètre restent entièrement définis ici. Les informations de groupe ou de rôle de votre fournisseur d’identité ne sont pas lues.

La vérification en deux étapes reste applicable dans les deux cas. Si un collaborateur l’a activée, il la parcourt aussi après la connexion avec Microsoft ou Google.

Accès pour les logiciels externes

Les intégrations via l’API publique utilisent une clé qui agit au nom d’un utilisateur choisi. Cet utilisateur détermine ce que voit l’intégration — les droits de la clé ne peuvent que restreindre cela davantage, jamais l’élargir.

Créez donc pour chaque intégration un utilisateur dédié avec exactement les droits nécessaires, plutôt que de rattacher une clé à un administrateur.

Les techniciens dans l’application

Les techniciens travaillent dans l’application Technicien avec un compte restreint. Ils ne voient que leurs propres missions, et ce cloisonnement s’effectue côté serveur — pas dans l’application. Un téléphone ou un navigateur modifié n’y change rien.

La piste d’audit

Qui a fait quelle modification, et de quel état vers quel état.

Les modifications de rôles et d’attributions sont conservées dans une piste d’audit dont rien ne peut être effacé : qui a fait la modification, quand, et quel était l’état avant et après.

C’est ce dont vous avez besoin quand quelqu’un demande après coup « qui a donné cet accès ? »

Administrateur de la société

Un ou plusieurs utilisateurs sont administrateurs de la société. Ils peuvent gérer les rôles.

Le dernier administrateur est protégé

Le dernier administrateur actif ne peut pas être désactivé et ne peut pas perdre son rôle d’administrateur. Vous ne pouvez donc jamais vous enfermer dehors.

Les rôles ne peuvent jamais distribuer de droits système ou de maintenance. Ceux-ci sont structurellement hors de portée de l’écran des rôles — même un administrateur ne peut pas les céder par erreur.

Plusieurs sociétés

Si vous travaillez avec plusieurs sociétés, chaque utilisateur ne voit que les données des sociétés auxquelles il a accès. Ce cloisonnement se poursuit dans chaque écran : tableaux de bord, cartes, dossiers et rapports.

Chaque client travaille en outre dans son propre environnement séparé. Les données de clients différents ne peuvent pas se croiser.

Vos données

La sécurité, les sauvegardes et la maintenance de la plateforme sont gérées par Digitalnatie. Si vous avez des exigences spécifiques — une durée de conservation, une extraction de vos données ou une documentation pour un audit — contactez votre administrateur ; cela se convient par environnement.

Bonnes pratiques

• Travaillez avec des rôles, pas des exceptions individuelles. Cinq rôles que vous comprenez valent mieux que vingt-cinq fiches que plus personne ne sait expliquer.
• Revoyez les droits lors d’un changement de fonction — pas uniquement lors d’un départ.
• Accordez les droits financiers au moins de personnes possible.
• Utilisez l’aperçu avant d’attribuer un rôle, plutôt que de découvrir après coup ce qu’il a ouvert.
• Parcourez la piste d’audit une fois par an. Cinq minutes, et vous savez si votre politique de droits correspond encore à la réalité.

Résolution des problèmes

Un collaborateur ne voit pas quelque chose. Que faire ? Vérifiez d’abord la portée, pas le niveau. En pratique, c’est presque toujours une portée trop étroite, pas un droit manquant.

Les modifications ne sont pas actives immédiatement. Les droits sont chargés à la connexion. Demandez au collaborateur de se reconnecter.

Un technicien peut-il voir les missions d’un collègue ? Uniquement si vous lui donnez la portée équipe ou plus large. Avec propre, non.

Peut-on accéder via l’application à des données non autorisées ? Non. Le cloisonnement est côté serveur, pas dans l’application.

Puis-je créer un rôle qui peut tout faire ? Vous pouvez attribuer l’ensemble du fonctionnement opérationnel. Les droits système et de maintenance restent hors de portée — volontairement.

Étape suivante

• Rôles & droits — les trois rôles de base
• Dossier client 360° — le cloisonnement financier en pratique
• Tableau de bord financier — derrière les droits financiers
• Techniciens — collaborateurs et accès
• Intégrations — qui peut connecter des services externes
• Application Technicien — comment les techniciens se connectent
• Se connecter avec Microsoft ou Google
• API publique — accès pour les logiciels externes
• Importer des données — attribuer les droits d’import