Ordres de service

L’ordre de service est l’objet central de Service Suite : il décrit une intervention chez un client. C’est de là que vous planifiez le travail, affectez un technicien, préparez les pièces, surveillez la sécurité et suivez le tout jusqu’à la clôture.

La liste des ordres de service, avec l’étape de chaque intervention.

L’écran en un coup d’œil

L’écran est organisé autour de cinq étapes numérotées dans la colonne principale, avec à droite une colonne qui reste visible en permanence.

Étape	Sujet
1 · Planifier	Client, lieu, type, priorité, équipe, technicien, planification
2 · Intervention	Description, résolution, instructions, accès, équipement
3 · Préparation	Pièces & stock, équipements
4 · Sécurité	EPI, LMRA, risques, procédures, check-lists
5 · Exécution & historique	Heures, pièces utilisées, rapport, photos, facturation

À droite figurent Résumé de l’ordre, Technicien, Planification, Action suivante et — si vous disposez des modules de sécurité — Préparation opérationnelle.

L’écran : les étapes dans la colonne principale, le contexte fixe à droite.

L’en-tête : deux zones qui ne font pas la même chose

Deux zones nettement séparées figurent en haut. Cette distinction est le cœur du nouvel écran.

Actions du manager

À gauche. Ce sont les boutons que vous actionnez comme manager ou planificateur — piloter l’intervention sans attendre le technicien :

Bouton	Ce qu’il fait
Enregistrer	Enregistre l’ordre sans quitter l’écran
Terminer	Clôture l’intervention
Pause	Met le travail en attente
Terminer le travail	Achève le travail sur place
Client absent	Personne n’était présent au rendez-vous
Annuler l’ordre / Annuler	L’intervention n’aura pas lieu
Recalculer la disponibilité des pièces	Revérifie ce qui est prêt
Google Maps	Ouvre l’itinéraire vers le lieu

Au-dessus figurent Rapport, Carte des pièces et Dossier client.

Enregistrer se trouve là où vous travaillez

Le bouton d’enregistrement est dans l’en-tête, avec les autres actions du manager, et pas seulement dans le coin de l’écran. Il enregistre exactement comme le bouton habituel — vous restez simplement sur l’ordre.

Flux du technicien

À droite. C’est la barre d’étapes : le statut officiel de l’intervention. Vous cliquez directement dessus pour fixer une étape.

Les douze étapes sont toutes affichées

Le cycle de vie complet tient sur une seule barre. Auparavant, Nouveau, Planifié, Terminé et Annulé disparaissaient derrière un menu à trois points ; ce n’est plus le cas. Sur le tableau de planification, ces colonnes restent repliées — là, c’est utile.

Créer un ordre de service

1. Ouvrez Tableau de bord → Ordres de service et cliquez sur Nouveau.

2. À l’étape 1, renseignez le client et le lieu d’intervention.

3. Choisissez le type et la priorité. La priorité se clique directement sur le titre.

4. Affectez l’équipe et le technicien.

5. Fixez la planification : date de début, durée estimée et, le cas échéant, la fenêtre horaire pendant laquelle le client peut recevoir une visite.

6. Décrivez le problème sous Description, à l’étape 2.

7. Cliquez sur Enregistrer dans la zone Actions du manager.

Résultat : l’ordre apparaît sur la Planification et — dès qu’un technicien est affecté — dans son application Technicien.

Technicien affecté et intervenants demandés

C’est la distinction la plus importante de tout l’écran, et l’erreur qui, en pratique, fait le plus souvent qu’une intervention n’est envoyée à personne.

	Technicien affecté	Intervenants demandés
Où	Carte Technicien, à droite	Bloc repliable en bas de Planifier
Combien	Un seul	Plusieurs
Reçoit l’intervention dans Mes interventions	Oui	Non
Voit l’intervention dans l’application mobile	Oui	Non
Obtient un accès en lecture au back-office	Oui	Oui
Compte pour les heures et la planification	Oui	Non

Les intervenants demandés n'envoient personne

Ajouter quelqu’un dans Intervenants demandés est une demande de planification, pas une affectation. Cette personne obtient un accès en lecture à l’ordre dans le back-office, mais l’intervention n’arrive pas dans sa journée, pas dans Mes interventions et pas dans l’application mobile.

L’intervention part uniquement vers le technicien affecté dans la carte de droite. Si celle-ci est vide alors que des intervenants sont demandés, l’écran affiche un avertissement — à lire comme : personne n’a encore été envoyé.

Étape 3 — préparer les pièces

La carte Pièces & stock affiche quatre valeurs. Les lire ensemble est le seul moyen de savoir si quelque chose est prêt.

Champ	Signification
Transferts préparés	Combien de préparations ont été créées au total pour cet ordre — y compris celles qui sont terminées
Préparation ouverte	La préparation encore en cours. Vide dès qu’elle est validée ou annulée
Statut du picking	Le statut de cette préparation en cours
Lignes à prélever	Combien de lignes restent à prélever

Vide signifie terminé, pas inexistant

Préparation ouverte se vide dès que le transfert est validé. Une valeur vide signifie donc le plus souvent que les pièces ont bien été préparées et que le magasin est prêt — et non que rien ne s’est passé.

À lire ainsi : si Transferts préparés vaut 1 ou plus et que Préparation ouverte est vide, la préparation est terminée. Ce n’est que lorsque les deux sont vides que rien n’a encore été préparé.

Préparer les pièces crée une nouvelle préparation du magasin vers la camionnette. Transferts montre tout ce qui a déjà bougé pour cet ordre. Voir aussi Disponibilité des pièces.

Étape 4 — sécurité

La carte Exigences de sécurité résume ce que cette intervention doit faire : l’exigence LMRA effective, combien d’EPI sont exigés et combien sont critiques, combien de risques s’appliquent, combien de documents doivent être lus et combien de check-lists sont assignées.

En dessous se trouvent des blocs repliables par sujet, chacun avec son statut.

À droite, Préparation opérationnelle résume l’ensemble en un badge :

Badge	Signification
Prêt	Rien n’empêche le démarrage
Action requise	Quelque chose est ouvert, mais cela ne bloque pas
Bloqué	Le travail ne peut pas commencer

Note

L’explication complète se trouve dans EPI, LMRA et Sécurité & qualité.

Étape 5 — exécution, rapport et facturation

Sous Exécution & historique figurent les onglets remplis pendant et après le travail : heures, pièces utilisées, rapport, photos, chronologie, activités et facturation.

La partie rapport regroupe les matériaux utilisés, les preuves (photos et signature) et le statut du rapport.

Assistant IA

Là où l’assistant IA de rapport est actif, il apparaît comme un bloc distinct avec Entrée, Actions IA et Résultat. Il propose un texte à partir de ce qui figure sur l’ordre ; le technicien ou le manager le relit et le confirme. Voir Assistant IA de rapport.

Les douze étapes

Étape	Signification
Nouveau	Créé, pas encore planifié
Planifié	Pris dans la planification
Programmé	Date et créneau fixés
Affecté	Un technicien est affecté
En route	Le technicien se rend sur place
Sur site	Le technicien est arrivé
En cours	Le travail est en cours
À replanifier	La visite doit être replanifiée
En attente de pièces	En pause jusqu’à l’arrivée des pièces
Suivi requis	Une action de suivi est nécessaire
Terminé	Entièrement achevé et clôturé
Annulé	N’aura pas lieu

Comment les actions du technicien deviennent des étapes

L’étape du back-office fait foi. Ce que le technicien fait dans l’application est traduit automatiquement :

Action du technicien	Étape
Départ	En route
Arrivé	Sur site
Démarrer le travail	En cours
Entièrement terminé	Terminé
Partiellement terminé	À replanifier
Client absent	À replanifier
Pièces manquantes	En attente de pièces
Suivi requis	Suivi requis

Attention

Seul « Entièrement terminé » clôture l’ordre. Tout autre résultat garde l’intervention ouverte à l’étape correspondante, afin qu’elle reste visible pour replanification. Le travail n’est jamais marqué comme achevé en silence.

Étape suivante

• Planification
• Disponibilité des pièces
• EPI et LMRA