Facturer & encaisser sur place

Pour les travaux réglés sur place, vous établissez la facture et enregistrez le paiement depuis l’application, pendant que vous êtes encore chez le client.

À quoi cela sert

Parcourir la facture avec le client avant de partir.
Enregistrer un paiement en espèces, Bancontact ou Payconiq, carte ou virement.
Afficher la facture en PDF ou l’envoyer par e-mail.
Envoyer immédiatement une confirmation de paiement au client.

Qui peut l’utiliser

Les techniciens disposant d’un compte pour l’application, sur leurs propres missions.

Prérequis : l’intervention doit être terminée — rapport, pièces et heures renseignés. Cette partie fonctionne uniquement avec une connexion internet : factures et paiements n’entrent jamais dans la file d’attente hors ligne. Votre administrateur doit avoir configuré un journal de caisse ou de banque.

Conditions

Cette fonction ne fonctionne qu’avec une connexion internet. Les factures et paiements ne sont jamais placés dans la file d’attente du fonctionnement hors ligne — on ne règle pas de l’argent sur la base de données qui doivent encore se synchroniser.

Établir la facture

La facture sur la mission dans l'application La facture établie avec les boutons pour envoyer ou encaisser.

Terminez complètement l’intervention : rapport, pièces et heures.
Ouvrez la mission et touchez Créer la facture.
Parcourez la facture avec le client.
Touchez Envoyer la facture pour l’envoyer par e-mail, ou laissez le client payer immédiatement.

Vous pouvez aussi ouvrir la facture en PDF pour la montrer à l’écran.

Enregistrer un paiement

L'écran d'enregistrement d'un paiement Mode de paiement, montant et référence.

Touchez Enregistrer un paiement.
Choisissez le mode de paiement.
Indiquez le montant — le solde ouvert est déjà proposé par défaut.
Ajoutez éventuellement une référence (par exemple le numéro d’une transaction par carte).
Confirmez.

Modes de paiement

Mode	Quand
Espèces	En liquide sur place
Bancontact / Payconiq	Paiement via le téléphone du client
Carte	Paiement via un terminal
Virement	Le client vire ; vous enregistrez l’accord

Envoyer une confirmation

Après le paiement, touchez Envoyer la confirmation de paiement. Le client reçoit immédiatement un court e-mail de confirmation. Cela évite la discussion du mois suivant sur le fait de savoir si le paiement avait bien eu lieu.

Ce qui se passe en interne

Chaque étape est conservée dans l’historique de la mission : quel montant, quel mode de paiement, quelle référence et à quel moment. Votre comptabilité reçoit donc un paiement entièrement traçable — pas un billet volant avec un montant dessus.

Bonnes pratiques

Parcourez la facture avec le client avant de passer au paiement. Les discussions sur des lignes se règlent sur place en une minute.
Indiquez toujours une référence pour les paiements par carte et Bancontact. Cela simplifie ensuite le rapprochement avec l’extrait bancaire.
Envoyez toujours la confirmation. C’est un toucher d’écran et cela évite des appels.
En cas de paiement partiel : enregistrez ce qui a réellement été payé, pas le montant total. Le solde ouvert reste ainsi correct.
Pas de connexion ? Terminez la mission et facturez dès que vous avez à nouveau du réseau.

Résolution des problèmes

Le bouton Créer la facture ne fonctionne pas. L’intervention n’est pas encore terminée. Terminez-la d’abord complètement.

Le client ne veut pas payer tout de suite. Créez la facture et envoyez-la. Le paiement suivra via le suivi habituel.

J’ai enregistré un montant erroné. Signalez-le au bureau. Les corrections de paiement se font en comptabilité, pas dans l’application.

Puis-je facturer sans internet ? Non. Cette partie fonctionne uniquement en ligne, volontairement.

Le client reçoit-il automatiquement une facture par e-mail ? Uniquement lorsque vous touchez Envoyer la facture. Rien ne part jamais à votre insu.