Digitalnatie Mailbox
La Digitalnatie Mailbox est une messagerie e-mail intégrée à votre espace de gestion. Elle centralise les échanges avec vos clients et les rattache automatiquement aux fiches clients et aux ordres de service concernés.
Quand l’utiliser : dès qu’un client vous écrit (demande d’intervention, question sur un dossier, suivi d’un rendez-vous), traitez l’e-mail depuis la Mailbox plutôt que dans une messagerie externe. Vous gardez ainsi tout l’historique au même endroit, visible par toute l’équipe.
Fonctions principales
Section intitulée « Fonctions principales »| Fonction | Description |
|---|---|
| Boîte de réception | Tous les e-mails clients arrivent au même endroit |
| Rattachement | Un e-mail est lié à un client / ordre de service |
| Fil de conversation | Historique complet et chronologique des échanges |
| Réponse | Répondre directement depuis la plateforme |
| Conversion | Transformer un e-mail en ordre de service |
Lire et répondre
Section intitulée « Lire et répondre »But : consulter un message client et lui répondre sans quitter la plateforme, tout en conservant l’échange dans le bon dossier.
- Ouvrez la Mailbox, puis la Boîte de réception.
- Cliquez sur un message pour afficher le fil de conversation complet.
- Lisez l’historique des échanges, puis rédigez votre réponse directement depuis la plateforme.
- Enregistrez et envoyez : l’échange reste rattaché au dossier client.
Résultat attendu : votre réponse part au client et le fil de conversation se met à jour. L’ensemble de l’échange reste consultable depuis la fiche du client et, le cas échéant, depuis l’ordre de service associé.
Rattacher un e-mail à un client ou à un ordre de service
Section intitulée « Rattacher un e-mail à un client ou à un ordre de service »La plupart des e-mails se rattachent automatiquement au bon client grâce à son adresse. Lorsqu’un message arrive sans rattachement clair, vous pouvez le lier manuellement :
- Ouvrez le message dans la Boîte de réception.
- Choisissez le client concerné pour relier l’e-mail à sa fiche.
- Si l’échange concerne une intervention, associez-le à l’ordre de service correspondant.
Résultat attendu : l’e-mail apparaît désormais dans l’historique du client et de l’ordre de service, accessible à toute l’équipe.
De l’e-mail à l’ordre de service
Section intitulée « De l’e-mail à l’ordre de service »Un e-mail entrant peut être transformé en ordre de service en un clic, sans ressaisir les informations du client. Pratique lorsqu’une demande d’intervention arrive par e-mail : vous créez l’ordre de service directement depuis le message, et l’échange reste rattaché au nouveau dossier.
Le détail du flux est décrit dans E-mail → ordre de service.