E-mail & communication

Ce bloc détermine de qui part votre courrier, par où il passe et où arrivent les réponses. Vous le trouvez sous Configuration → E-mail & Communication et Configuration → Modèles d’e-mail.

Identité e-mail

• E-mail — l’adresse d’où part votre courrier. Avec le nom de votre société, elle forme l’expéditeur que vos clients voient.
• Domaine e-mail — le domaine où arrivent les réponses et les retours. Il en découle l’adresse catchall, l’adresse de retour et l’expéditeur par défaut.
• M’envoyer un e-mail de test — envoie un message réel à votre propre adresse, via le serveur sortant configuré, et indique aussitôt si cela a fonctionné.

Utilisez votre propre identité

Les communications clients doivent partir d’une adresse de votre propre domaine. Un espace qui envoie encore depuis le domaine de son fournisseur l’indique par un avertissement en haut de cet écran. Tant qu’il est affiché, votre client voit le mauvais expéditeur.

Serveurs de messagerie

• Serveurs sortants — le serveur qui envoie votre courrier : hôte, port, sécurité et identifiants. Le filtre d’expéditeur définit quelles adresses peuvent envoyer via ce serveur.
• Serveurs entrants — une boîte mail relevée automatiquement, pour que les réponses de vos clients arrivent sur le bon dossier. Tester et confirmer vérifie l’identification.

Les mots de passe ne sont jamais réaffichés

Un mot de passe enregistré disparaît de l’écran dès qu’il est sauvegardé ; l’écran indique seulement qu’il en existe un. Si vous modifiez l’hôte, le port ou l’utilisateur, il est effacé et vous le ressaisissez — il ne peut ainsi jamais suivre le serveur ailleurs.

Domaines e-mail et alias

Un alias transforme une adresse en action : le courrier envoyé à support@ crée automatiquement un dossier au lieu de rester dans une boîte. Vous définissez le nom de l’alias, le domaine, ce qu’il crée, et qui peut lui écrire.

Ce qu’il advient ensuite de ce dossier — au nom de qui il est créé, avec quelles valeurs prédéfinies — est réservé à votre administrateur de plateforme.

Modèles d’e-mail

Les modèles déterminent la formulation de ce que votre espace envoie en votre nom. Notamment, selon ce qui est installé chez vous : le rapport d’intervention, l’envoi du devis, la confirmation de commande, l’envoi de la facture, le reçu de paiement, la confirmation d’un signalement via code QR et l’invitation d’un nouvel utilisateur.

Vous adaptez l’objet et le texte, et vous pouvez utiliser des champs simples comme le nom du client ou le numéro de l’ordre de service. Les formules plus complexes sont réservées à votre administrateur de plateforme ; l’écran vous le dit si vous en saisissez une. La création de nouveaux modèles relève également de lui — adapter la formulation des modèles existants vous revient.

Qui peut modifier cela

Le rôle administrateur client. Les autres rôles ne voient pas ce bloc.

Ce qui se passe après l’enregistrement

Le nouvel expéditeur s’applique dès le message suivant. Un modèle modifié s’applique lui aussi dès l’envoi suivant ; les messages déjà partis ne changent pas. Après chaque modification d’un serveur, testez avec le bouton M’envoyer un e-mail de test.

En cas de problème

Symptôme	Où regarder
L’e-mail de test n’arrive pas	Vérifiez les indésirables, puis l’hôte, le port et les identifiants du serveur sortant
Les clients voient la mauvaise adresse	Identité e-mail — une adresse du fournisseur est-elle encore configurée ?
Les réponses n’arrivent nulle part	Domaine e-mail ; il doit s’agir d’un domaine qui vous appartient
Un modèle refuse de s’enregistrer	Vous avez saisi une formule complexe ; demandez à votre administrateur de plateforme

Étape suivante

Continuez avec Utilisateurs et rôles pour donner accès à vos collègues.