مركز الأتمتة
مركز الأتمتة كتالوج من المهامّ المتكرّرة تشغّلها وتوقفها وتجدولها وتقرأها بنفسك. وكل شيء متوقّف افتراضياً.
فيمَ تستخدمه
Section titled “فيمَ تستخدمه”- متابعة الفواتير غير المسدّدة تلقائياً.
- إطلاق تذكير عندما يبقى عرض أو طلب معلّقاً.
- التنبيه عندما تكاد قطعة تنتهي.
- إرسال ملخّص يومي أو شهري.
- مراجعة السجلّ لمعرفة ما فعلته الأتمتة فعلاً.
من يستطيع استخدامه
Section titled “من يستطيع استخدامه”| الدور | ما يفعله |
|---|---|
| المسؤول | يشغّل الأتمتات ويوقفها ويختار الوتيرة |
| المدير العام، المحاسبة | يتلقّى الملخّصات والتذكيرات المالية |
المتطلّبات: صلاحيات مسؤول لتشغيل أتمتة. وبعضها يحتاج أولاً اتّصالاً عبر التكاملات. وحدّد لكل أتمتة شخصاً يتابع تنبيهاتها فعلاً.
بطاقات الأمان
Section titled “بطاقات الأمان”
الأتمتات مع بطاقتها ومفتاح تشغيلها.
| البطاقة | المعنى |
|---|---|
| آمنة | تقرأ وتُنبّه. ويمكنك أيضاً تشغيلها يدوياً بـشغّل الآن. |
| تحتاج مراجعة | تمسّ بيانات العمل. لا تشغّلها إلا بعد التشاور. |
| اتّصال خارجي | تعمل مع خدمة خارجية. تظهر في الكتالوج كتحضير. |
ما في الكتالوج
Section titled “ما في الكتالوج”المالية
Section titled “المالية”- تذكير بالفواتير غير المسدّدة
- ملخّص مالي يومي
- ملخّص أرباح شهري
- تذكير باستحقاق فاتورة مورّد
- تذكير باستحقاق فاتورة عميل
التجاري
Section titled “التجاري”- عرض غير موقّع بعد X يوماً
- تقرير مبيعات يومي
- تنبيه بطلب جديد
- طلب بلا ردّ بعد X يوماً
- استقبال الطلب مع التوزيع وأول تواصل
- تذكير بطلب ساكن أكثر من 24 ساعة
- مؤهّل ← اقتراح عرض توضيحي
- عرض توضيحي مجدول ← قائمة تحضير
- تمّ العرض التوضيحي ← إرسال العرض
- متابعة العرض بعد 2 و5 و10 أيام
- عرض مؤكّد ← عقد واشتراك ومشروع وفاتورة
- عرض ملغى ← تعليم الطلب كمفقود
- فاتورة البدء مسدّدة ← تنشيط الاشتراك
المخزون
Section titled “المخزون”- تنبيه بمخزون منخفض
- تنبيه بنفاد المخزون
- فحص مزامنة المخزون
- فحص مزامنة الأسعار
المتجر والتواصل مع العملاء
Section titled “المتجر والتواصل مع العملاء”- تنبيه بطلب متجر جديد
- تنبيه بخطأ مزامنة المتجر
- تحويل رسالة محادثة عميل إلى طلب
- تنبيه برسالة عاجلة
المراقبة
Section titled “المراقبة”- فحص حالة النسخ الاحتياطي
- تنبيه بمهمّة خلفية فاشلة
- فحص انتهاء صلاحية مستخدم تجريبي
تشغيل أتمتة
Section titled “تشغيل أتمتة”-
افتح مركز الأتمتة وتصفّح الكتالوج.
-
اقرأ الوصف وبطاقة الأمان.
-
اختر الوتيرة: كل 15 دقيقة، كل ساعة، يومياً، أسبوعياً أو شهرياً.
-
اضبط اختيارياً وقت التشغيل القادم.
-
شغّلها.
-
عُد بعد يوم واقرأ السجلّ.
السجلّ
Section titled “السجلّ”
متى عملت كل أتمتة، وهل نجحت.
لكل أتمتة ترى متى عملت، وهل نجحت، وما فعلت. وإذا حدث خطأ، يُحفظ بدلاً من أن يختفي بصمت.
مهمّ أن تعرف
Section titled “مهمّ أن تعرف”- يدير المركز الأتمتات التي أنشأها بنفسه فقط. ولا تُعدَّل العمليات القائمة التي ضبطناها ولا تُحذف أبداً.
- الأتمتات الجديدة متوقّفة افتراضياً.
- إيقاف أتمتة لا يحذف شيئاً — يمكنك تشغيلها لاحقاً بالإعدادات نفسها.
أفضل الممارسات
Section titled “أفضل الممارسات”- شغّل أتمتة واحدة في كل مرّة وراقب أياماً ما تفعل.
- اختر الوتيرة بوعي. التذكير الذي يعمل كل ربع ساعة ليس تذكيراً بل ضجيجاً.
- حدّد مسؤولاً لكل أتمتة: شخصاً يتابع التنبيهات فعلاً.
- اقرأ السجلّ شهرياً بدلاً من فتحه فقط عندما ينقص شيء.
- اترك «تحتاج مراجعة» متوقّفة حتى ننظر فيها معاً.
حلّ المشكلات
Section titled “حلّ المشكلات”هل يمكن لأتمتة أن ترسل فواتير بالخطأ؟ لا، دون أن تشغّلها صراحةً، ولا أبداً عبر شغّل الآن — فذلك الزرّ موجود للأتمتات الآمنة فقط.
وإذا شغّلت واحدة ولم تعجبني النتيجة؟ أوقفها. وما فعلته يبقى في السجلّ، لتتحقّق ممّا حدث بالضبط.
هل يمكن إضافة أتمتة خاصّة بي؟ نعم — ولهذا بُني الكتالوج بالضبط. تواصل مع مسؤولك.
لماذا يوجد في الكتالوج شيء لا أستطيع تشغيله؟ هذا اتّصال خارجي: مُحضَّر لكنه يحتاج أولاً اتّصالاً عبر التكاملات.
الخطوة التالية
Section titled “الخطوة التالية”- إدارة علاقات عملاء الخدمة — القواعد التجارية
- التكاملات — ربط الخدمات الخارجية
- من الطلب إلى العميل — موضع القواعد
- الفواتير — التذكيرات المالية
- الصلاحيات والأمان — من يشغّل ماذا