استيراد البيانات

يتيح لك استيراد البيانات إدخال بياناتك الحالية إلى Service Suite بنفسك. تنزِّل قالبًا بلغتك، وتملؤه بما صدَّرته من نظامك السابق، وترفعه، وترى بالضبط ما الذي سيحدث قبل أن يُحفظ أي شيء.

معالج الاستيراد: اختر نموذجًا، ارفع، تحقّق، أكّد.

فيمَ تستخدم هذا

• يومك الأول: تحميل العملاء والمواقع والأصول والكتالوج دفعةً واحدة.
• إضافة استحواذ أو فرع جديد إلى بيئة تعمل بالفعل.
• إدخال جرد سنوي.
• تحديث سجلات قائمة بالجملة — عناوين مصحّحة مثلًا.

من يستطيع استخدام هذا

الصلاحيات مرتّبة كسلَّم. من يحصل على درجة يحصل تلقائيًا على كل ما دونها.

الصلاحية	ما تتيحه
العرض	فتح الشاشة ورؤية سجل الاستيراد الخاص به
تنزيل القوالب	الحصول على قوالب Excel/CSV والحزمة الكاملة
الرفع والتحقّق	رفع ملف ورؤية المعاينة الكاملة — لا يكتب شيئًا
تنفيذ الاستيراد	تأكيد معاينة تم فحصها وكتابة السجلات
المسؤول	رؤية سجل جميع المستخدمين وإدارته

المتطلبات: عند التثبيت يحصل مسؤول Service Suite وحده على السلَّم كاملًا. لا أحد غيره — وبخاصةٍ لا الفنّيون — يحصل على أي جزء منه تلقائيًا.

افصل التحضير عن التأكيد

الفصل بين الرفع والتحقّق وتنفيذ الاستيراد هو أنفع الصلاحيات الخمس. يمكن لزميل أن يحضّر ملفًا ويفحصه طوال اليوم دون أن يقدر على كتابة أي شيء على الإطلاق، ومن يؤكّد ينظر إلى معاينة سبق أن نُظِّفت.

ما الذي يمكنك استيراده

عشرة عناصر، مرقّمة بترتيب اعتماد بعضها على بعض. هذا الترقيم ليس زخرفًا: هو الترتيب نفسه، وملفات حزمة التنزيل تحمل الأرقام ذاتها.

#	العنصر	يكتشف التكرار عبر
01	فئات المنتجات	المسار الكامل
02	المنتجات وقطع الغيار	رمز الصنف، ثم الباركود
03	العملاء	المرجع، ثم الرقم الضريبي، ثم البريد + الاسم
04	جهات اتصال العملاء	المرجع، ثم العميل الأصل + البريد، ثم الأصل + الاسم
05	المورّدون	المرجع، ثم الرقم الضريبي، ثم البريد + الاسم
06	جهات اتصال المورّدين	المرجع، ثم الأصل + البريد أو الاسم
07	المواقع	المرجع، ثم العميل + الاسم
08	الأصول والمعدات	المرجع، ثم الرقم التسلسلي، ثم العميل + الموقع + الاسم
09	عقود الصيانة	المرجع، ثم العميل + الاسم
10	المخزون الافتتاحي	المنتج + الموقع + الدفعة

الترتيب الموصى به

02 المنتجات ──┐
01 الفئات ────┘   (تُنشأ تلقائيًا عبر 02 إذا تخطّيت 01)
        ▼
03 العملاء ──▶ 04 جهات اتصال العملاء
        ▼
07 المواقع ──▶ 08 الأصول ──▶ 09 العقود
                                 ▼
                      10 المخزون الافتتاحي   ◀── دائمًا في الأخير

05 المورّدون ──▶ 06 جهات اتصال المورّدين   (مستقلّ، في أي وقت)

كيف يعمل

1. افتح Service Suite ← استيراد البيانات ← استيراد البيانات.

2. اختر ما تريد استيراده. تُظهر كل بطاقة ما يحتاجه العنصر أولًا («يحتاج العملاء») وكم منها موجود بالفعل («273 موجودة في Service Suite») — أبسط وسيلة تمنعك من تحميل عملائك مرّتين.

3. نزِّل القالب بصيغة Excel أو CSV، بلغتك. أو استخدم تنزيل كل القوالب (ZIP) في الأعلى للحصول على الحزمة الكاملة.

4. املأ الملف. انظر القالب أدناه.

5. ارفع الملف. مفتاح واحد: «حدِّث أيضًا السجلات الموجودة»، معطَّل افتراضيًا. لا يُحفظ شيء في هذه المرحلة.

6. تحقّق. يُقرأ الملف ويُوحَّد ويُفحص بالكامل — دون أي عملية كتابة. ألف سطر تستغرق نحو ثانية.

7. اقرأ المعاينة. العدّادات أولًا — الأسطر المقروءة، المطلوب إنشاؤها، المطلوب تحديثها، غير المتغيّرة، التحذيرات، التكرارات، المرفوضة — ثم الأسطر التي تحتاج انتباهك فقط. صفِّ حسب الكل / المرفوضة / التحذيرات، ونزِّل التقرير إن أردت.

8. أكِّد واستورد. تقرأ بجُمل بسيطة ما الذي سيحدث، وعندها فقط يُكتب شيء. تُظهر النتيجة عدد الأسطر المعالَجة والمنشأة والمحدَّثة والمرفوضة، مع تقرير بصيغة Excel أو CSV.

القالب

تحتوي نسخة Excel على أربع أوراق:

الورقة	ما تفعله
البيانات	الجدول الذي تملؤه. عناوين الأعمدة بلغتك، مثبَّتة وملوَّنة (الداكن = إلزامي)، مع الشرح الكامل في تعليق الخلية. قوائم منسدلة حيث تكون القيم محدَّدة. الرموز البريدية ورموز الأصناف والباركود والأرقام التسلسلية منسَّقة مسبقًا كنص، لتبقى الأصفار البادئة.
التعليمات	ما يجب استيراده أولًا، وكيف تكتب التواريخ والأرقام العشرية وقيم نعم/لا، ولكل عمود: الاسم، إلزامي أم لا، النوع، الطول الأقصى، القيم المقبولة والشرح.
مثال	ثلاثة أسطر واقعية، خيالية بالكامل.
القيم المرجعية	القوائم التي يمكنك استخدامها — الدول والوحدات والحالات ومواقع المخزون والشاحنات. تُبنى بصلاحياتك أنت، فلا يكشف القالب أبدًا سجلات لا يمكنك رؤيتها.

الحقول الإلزامية والمراجع

الأعمدة الإلزامية ملوَّنة بالداكن. الإشارة إلى شيء آخر تتم دائمًا عبر مراجعك أنت — رقم عميل، رمز موقع، رمز صنف. لا تُدخل أبدًا رقمًا تقنيًا.

المرجع الذي لا يُعثر عليه يوقف سطره برسالة مفهومة:

السطر 24 — مرجع العميل CUST-1002 غير موجود. استورد العملاء أولًا، أو صحِّح المرجع.

القواعد التي يجب أن تعرفها

لا يُكتب شيء قبل تأكيدك

الرفع والقراءة والتوحيد والفحص والمعاينة لا تمسّ بياناتك. ثم تتبع المعاينة والاستيراد الفعلي المسار نفسه، فلا يمكن لمعاينة خضراء أن تتحوّل إلى استيراد أحمر. وإن تغيّر شيء في قاعدة البيانات بينهما، يتوقف الاستيراد ويعرض معاينة جديدة أولًا.

افتراضيًا يُنشئ فقط

لا يحدث التحديث إلا إذا فعّلت المفتاح صراحةً. وعندها ترى لكل حقل متغيّر القديم ← الجديد، فلا يكون «التحديث» قفزة في المجهول أبدًا.

الخلية الفارغة لا تمسح شيئًا أبدًا

إذا تركت عمودًا فارغًا، تبقى القيمة الحالية. ولمسح حقل فعليًا، استخدم العلامة <CLEAR>.

بيانات عميلين لا تتلامس أبدًا

لا يمكن أبدًا لموقع أو أصل أو عقد أن يرتبط بعميلين مختلفين، مهما ورد في الملف:

السطر 42 — الموقع SITE-BRU-01 يخصّ العميل CUST-1002، لا CUST-1077. لا يمكن ربط سجلات تخصّ عميلين مختلفين.

التكرار الغامض يوقف سطره

إذا تعرّف الاستيراد على عدة سجلات قائمة تطابق سطرك، فإنه لا يخمّن. يرفض السطر ويذكر كم سجلًا وجد.

الصلاحيات تظل سارية

صلاحية الاستيراد تُضاف فوق صلاحياتك المعتادة، لا بديلًا عنها. من لا يستطيع إنشاء عميل لا يستطيع استيراده كذلك.

الحجم والسرعة

العنصر	الحد الأقصى لكل ملف
المنتجات وقطع الغيار	5000 سطر
كل العناصر الأخرى	20000 سطر

الحد الأدنى على المنتجات مقيس لا مقدَّر: إنشاء بطاقة منتج أبطأ بنحو خمس مرات من أي عنصر آخر، وملف ممتلئ سيتجاوز المهلة الزمنية للخادم. إن كان كتالوجك أكبر، قسِّمه — والاستيراد يخبرك بذلك قبل أن تبدأ الانتظار.

يجري الاستيراد دفعةً واحدة، مع نتيجة ظاهرة في النهاية. لا توجد طوابير انتظار لمتابعتها.

المخزون الافتتاحي

المخزون الافتتاحي جرد حقيقي، لا رقمًا يُكتب في حقل. يُعالَج مثل أي جرد آخر في Service Suite.

استورد المخزون في الأخير

يمكن دائمًا تصحيح الكمية لاحقًا — العدّ رجوعًا إلى الصفر يعمل. أما الحركة التي سجّلت الجرد فتبقى في السجل. والمنتج الذي يحمل حركة كهذه يمكن أرشفته لكن لا يمكن حذفه بعد ذلك.

لذا أدخل كل العناصر الأخرى أولًا، وافحصها، ولا تُدخل المخزون إلا حين تكون متأكدًا. إنها الخطوة الوحيدة التي لا يمكن التراجع عنها دون أثر.

ما لا تستورده بهذه الطريقة

غير ممكن عن قصد

الفواتير والقيود المحاسبية والمدفوعات والمستخدمون والصلاحيات ومفاتيح API وإعدادات تسجيل الدخول وإعدادات النظام والشركات والمستودعات ومواقع المخزون. هذه ليست ميزات ناقصة: هي سجلات يترتّب على استيرادها الخاطئ أثر محاسبي أو أمني صامت.

ممكن، لكن عبر مسؤول

العنصر	لماذا
الفنّيون	يرتبط الفنّي ببطاقة موظّف وبحساب دخول. إنشاء الحسابات ليس مهمة استيراد عن قصد.
الفِرق والشاحنات	بضعة أسطر لكلٍّ منها — إدخالها على الشاشة أسرع. ويجب أن تكون موجودة قبل استيراد المخزون أو الأصول.
التدخّلات السابقة	السجل المغلق يجرّ معه الساعات وقطع الغيار وحالة الفوترة. مشكلة مختلفة وأشدّ خطرًا من البيانات الأساسية.
المشاريع والمهام	ليست ضرورية للانطلاق.
قوائم الأسعار ونسب الضريبة والوحدات	تُعرَف بالاسم ولا تُنشأ أبدًا. الاستيراد الذي يخترع نسبة ضريبة خطأ محاسبي.

المراجعة والأثر

يحتفظ استيراد البيانات ← سجل الاستيراد بكل ملف: من رفعه، ومتى، وأي عنصر، وكم سطرًا أُنشئ وحُدِّث ورُفض، مع بصمة للملف.

أما الملف المرفوع نفسه فيُحذف تلقائيًا — بعد 24 ساعة افتراضيًا. الملف الذي لم تؤكّده قط نسخة من بياناتك لا سبب لبقائها. الأثر يبقى؛ النسخة لا.

المرافقة عند الانطلاق

ليست كل عملية انتقال متشابهة. ثلاث طرق للعمل:

الصيغة	من يفعل ماذا
قياسية	تقدّم ملفات نظيفة ومنظّمة وتمرّ بالمعالج بنفسك. القوالب والمعاينة مصمَّمة لهذا بالضبط.
مرافَقة	تقدّم ملفاتك المصدَّرة؛ وتساعد Digitalnatie في تنظيفها وهيكلتها حتى تجتاز الفحص. وتؤكّد الاستيراد بنفسك.
ترحيل كامل	تتولّى Digitalnatie النقل بأكمله: الاستخراج من النظام القديم، والمطابقة، والتحويل، وإزالة التكرار، والاستيراد، والتحقّق. للأنظمة القديمة التي لا تتيح تصديرًا صالحًا، أو للكتالوجات الكبيرة التي يلزم تقسيمها وتسويتها.

تواصل مع مسؤولك لتحديد الصيغة المناسبة لوضعك.

ممارسات جيدة

• ابدأ بملف تجريبي من عشرين سطرًا. ترى المعاينة كاملة وتتعرّف على الرسائل دون أي مخاطرة.
• احترم الترقيم. العملاء قبل المواقع، والمواقع قبل الأصول، والمخزون أخيرًا.
• أعد التصدير بدل النسخ واللصق. الأعمدة المزاحة هي السبب الأكثر شيوعًا لرفض ملف.
• اترك حدِّث أيضًا السجلات الموجودة معطَّلًا حتى تحتاج هذا المفتاح فعلًا.
• احتفظ بمراجعك الخاصة. رقم عميل من نظامك السابق في عمود المرجع يسهّل كل استيراد لاحق وكل عملية فحص.

حلّ المشكلات

ملفي يُرفض عند الرفع. تحقّق من الامتداد (.xlsx أو .csv) ومن الحجم ومن تطابق عناوين الأعمدة مع القالب. إن كنت تستخدم CSV، احفظ بصيغة CSV UTF-8.

كل الأسطر مرفوضة برسالة «المرجع غير موجود». أنت تستورد بترتيب خاطئ. استورد العنصر المُشار إليه أولًا — العملاء قبل المواقع، والمواقع قبل الأصول.

سجل موجود لا يُحدَّث. مفتاح حدِّث أيضًا السجلات الموجودة معطَّل. من دونه تُتخطّى السجلات الموجودة ولا تُعدَّل.

رقم ضريبي يُرفض. الرقم لا يجتاز الفحص. تذكر الرسالة أي جزء غير مطابق. أما الأرقام الأجنبية التي لا يُعرف نمطها فتُقبل دون تحقّق — لا تُرفض.

استوردت المخزون بالخطأ. عُدّ رجوعًا إلى الكمية الصحيحة عبر تصحيح مخزون عادي. لكن عمليات الجرد تبقى في السجل — انظر التحذير أعلاه.

الخطوة التالية

• العملاء والأصول — ما تراه بعد الاستيراد
• المواقع
• المنتجات وقطع الغيار
• المخزون — تصحيح المخزون لاحقًا
• الصلاحيات والأمان — منح صلاحيات الاستيراد