Règles de fonctionnement : planning, sécurité, stock, facturation, sites

Ces écrans de Configuratie fixent les règles de base de votre organisation : valeurs par défaut des nouveaux clients et interventions, TVA et conditions générales, horaires et jours fériés, sécurité sur chantier, catégories d’articles et camionnettes, régions. On les règle au démarrage, puis rarement.

Menu	Configuratie (menu de votre compte), puis l’écran voulu
Qui	selon l’écran : voir Droits par rôle
Prérequis	les coordonnées de l’entreprise sont complètes (Organisation, documents et langues)

Écran	Ce qu’on y règle
Bedrijfsregels (règles de l’entreprise)	langue des nouveaux clients, délai de paiement par défaut, LMRA par défaut, emplacements de stock
Facturatieregels (règles de facturation)	TVA par défaut, validité des devis, conditions générales
Planning configureren (configurer le planning)	horaires, jours fériés, jours bloqués, jours de pointe, créneaux, niveaux de compétence
Veiligheid (sécurité)	LMRA, EPI, risques, environnements de travail, checklists, documents
Voorraad en onderdelen (stock et pièces)	catégories d’articles, emplacements, magasins, camionnettes
Locaties (sites)	régions, tournées, zones de travail

Les tarifs horaires et le prix de l’entretien sont dans Instellingen › Organisatie (voir Paramètres).

Règles de l’entreprise (Bedrijfsregels)

Chaque bloc a son propre bouton Bewaren (enregistrer).

• Taal van nieuwe klanten (langue des nouveaux clients) : la langue qu’un nouveau client reçoit si personne n’en choisit une. Les clients existants ne changent pas. Message : « Standaardtaal bewaard ».
• Standaard betalingstermijn (délai de paiement par défaut) : le délai sur les factures des clients qui n’ont pas de délai propre. L’application demande confirmation et indique combien de clients sont concernés : le changement vaut tout de suite pour eux et pour les nouveaux clients. Message : « Standaard betalingstermijn bewaard ».
• Standaard LMRA-vereiste (exigence LMRA par défaut) : Verplicht (obligatoire), Niet nodig (pas nécessaire) ou Beslissen ter plaatse (décider sur place). Seules les nouvelles interventions reçoivent ce choix ; un technicien ou un signalement QR crée toujours ses interventions avec cette valeur.
• Opslaglocaties (emplacements de stock) : rayons, cases et camionnettes comme emplacements de stock propres, avec des transferts internes. Une fois activés (Aan), ils ne se désactivent plus depuis l’application : « Uitzetten kan niet vanuit de Service Suite. ».
• Geschiedenis (historique) : qui a changé quelle règle et quand. Personne ne peut modifier cette liste.

À savoir

Activer les Opslaglocaties est définitif dans l’application. Le délai de paiement par défaut s’applique immédiatement à tous les clients sans délai propre.

Règles de facturation (Facturatieregels)

1. Ouvrez Configuratie › Facturatieregels.

2. Choisissez Standaard verkoopbtw (TVA de vente par défaut) : elle vaut pour les nouveaux produits et les lignes de facture sans TVA. L’application demande confirmation ; les produits et factures existants ne changent pas.

3. Indiquez Geldigheid van een offerte (dagen) (validité d’un devis en jours ; 0 = sans date d’échéance). Elle vaut pour les nouveaux devis.

4. Saisissez vos Algemene voorwaarden (conditions générales) dans Tekst van de voorwaarden (une ligne vide commence un nouveau paragraphe) et activez Voorwaarden op nieuwe facturen en offertes zetten (mettre les conditions sur les nouvelles factures et devis).

5. Cliquez sur Bewaren.

Résultat : « Facturatieregels bewaard ». Les documents existants ne changent pas. Si votre environnement ne permet pas encore d’activer les conditions sur les documents, l’écran le dit ; vous pouvez quand même enregistrer le texte.

Le planning (Planning configureren)

• Werkuren (heures de travail) : les horaires de vos techniciens. Celui qui n’a pas d’horaire propre suit le Standaardrooster (horaire standard). Werkrooster ajoute un horaire ; l’horaire d’un technicien se choisit sur sa fiche. Modifier l’horaire standard demande confirmation et vaut tout de suite pour tous les techniciens sans horaire propre.
• Feestdagen (jours fériés et de fermeture), Blokkeringsdagen (jours sans interventions, éventuellement par groupe ou tournée), Piekdagen (jours chargés que le planning doit surveiller), Tijdvensters (créneaux proposés par une tournée) et Vaardigheidsniveaus (niveaux par compétence et par technicien).

L’usage au quotidien est décrit dans Le planning et Équipe, absences et heures.

La sécurité (Veiligheid)

L’écran a six onglets : LMRA (analyse de risques de dernière minute), PBM (équipements de protection individuelle), Risico’s (risques), Werkomgevingen (environnements de travail), Checklists et Documenten (documents à lire et confirmer).

• LMRA : les sections et leurs questions (Vragen). Une section « altijd » (toujours) figure dans chaque LMRA ; les autres sont choisies par le technicien sur place. Sectie en ajoute une.

• Checklists et Documenten ont des versions. Un brouillon se modifie librement ; publier fige les étapes et remplace la version précédente. Les nouvelles interventions reçoivent la version publiée.

  

• Veiligheidspakket herberekenen (recalculer le dossier sécurité) : Voorbeeld tonen (afficher l’aperçu) montre ce que les interventions planifiées et pas encore commencées recevraient en plus. Rien n’est jamais retiré.

Un changement vaut pour les nouvelles interventions ; une intervention existante garde ses EPI et ses risques jusqu’à ce que l’administrateur les recalcule. Les éléments archivés restent dans l’historique. Ce que voit le technicien : Sécurité : LMRA, EPI, documents.

Le stock et les camionnettes (Voorraad en onderdelen)

Quatre onglets : Categorieën (catégories d’articles), Locaties (emplacements de stock ; il faut que les Opslaglocaties soient activés), Magazijnen (magasins : seulement le nom) et Bestelwagens (camionnettes).

• Categorie ajoute une catégorie. Une catégorie qui a encore des articles, des sous-catégories ou des règles reste ; la renommer ou la déplacer est toujours possible.
• Bestelwagen crée une camionnette avec son propre stock. Reliez ensuite le technicien dans Techniekers, puis réglez stock et minimums dans Busvoorraad (voir Stock des camionnettes).
• Une camionnette Geen voorraadlocatie (sans emplacement de stock) reçoit le sien avec Voorraadlocatie aanmaken (créer l’emplacement de stock).
• Archiveren (archiver) une camionnette est refusé tant qu’elle n’est pas vide ou a des éléments ouverts.
• Le code, les étapes de réception et de livraison et la création d’un nouveau magasin se font par la plateforme : demandez-le à Digitalnatie.

Les sites, régions et tournées (Locaties)

Onglets Locaties (sites), Regio’s (régions), Routes (tournées) et Werkgebieden (zones de travail : postcodes et technicien principal).

• Regio toevoegen (ajouter une région) ; le crayon la modifie, la corbeille la supprime. Les interventions sur un site appartiennent à la région de ce site.
• Si les tournées ne sont pas actives : « Routes zijn niet actief in deze Service Suite ».
• La liste quotidienne des sites reste dans Locaties (voir Sites).

Droits par rôle

Le tableau montre les modèles de rôles livrés (voir Rôles et droits) ; votre administrateur peut les adapter (voir Utilisateurs, rôles et droits).

Action	Admin.	Resp.	Magasin
Bedrijfsregels, Facturatieregels	✓	—	—
Planning configureren	✓	✓	—
Veiligheid	✓	✓	—
Voorraad : catégories, emplacements, magasins	✓	—	✓ ¹
Locaties : régions (modifier)	✓	✓	—
Locaties : zones de travail	✓	✓	—

¹ Warehouse Manager seulement.

L’onglet Bestelwagens (créer et archiver des camionnettes) demande un rôle qui gère le module Voertuigen & vloot (véhicules et flotte) : parmi les modèles, seul l’administrateur l’a. Pour un autre rôle, l’administrateur ajoute ce module au rôle voulu (voir Utilisateurs, rôles et droits).

Limites actuelles

• Les Opslaglocaties ne se désactivent pas depuis l’application.
• La création d’un magasin et ses étapes de stock se font par Digitalnatie.
• L’activation des conditions générales sur les documents dépend de votre environnement.

Voir aussi

• Paramètres (Instellingen) — tarifs et listes de configuration
• Le planning
• Sécurité : LMRA, EPI, documents
• Le magasin et Stock des camionnettes
• Sites (Locaties)