Camionnettes et demandes de réassort

La Busvoorraad (stock des camionnettes) montre le stock et les manques de chaque camionnette. Les Aanvulverzoeken (demandes de réassort) y arrivent : le responsable les approuve, le magasin envoie les pièces. Cette page suit ce circuit étape par étape.

Menu	Onderdelen › Busvoorraad (le chiffre compte les demandes à traiter) et Onderdelen › Aanvulverzoeken
Qui	Voir : administrateur, responsable, planificateur, Warehouse Manager (magasin). Demander : administrateur, responsable, planificateur ; le technicien dans son application. Approuver : administrateur et responsable. Valider le transfert : magasin, administrateur, responsable et Senior Technician.
Prérequis	Une camionnette avec son propre emplacement de stock et un technicien attribué (voir Règles de fonctionnement).

Le circuit en bref

Étape	Qui	Où	Le stock bouge ?
1. Le besoin apparaît	—	Manques dans Busvoorraad, Paraatheid, application technicien	Non
2. Demande	technicien (application), planificateur, responsable, administrateur	Aanvulverzoek, Aanvulling aanvragen	Non
3. Approbation	responsable, administrateur	Aanvulverzoeken › Goedkeuren	Non : un transfert réservé est créé
4. Préparation et validation	magasin	Magazijn › Overboekingen › Valideren	Oui : magasin → camionnette
5. Clôture	responsable, administrateur	Aanvulverzoeken › Geleverd	Non
6. Nouvelle évaluation	planificateur, responsable, administrateur	Paraatheid › Opnieuw beoordelen	Non

Le magasin ne peut pas créer de demande, et le planificateur ne peut pas approuver.

Lire le stock d’une camionnette

• Les chiffres : Bestelwagens (camionnettes), Met tekorten (avec manques : épuisé ou sous le minimum), Uitverkochte artikelen (articles épuisés) et Open aanvragen (demandes à traiter).
• Onderdeel zoeken (chercher une pièce) cherche par nom, référence ou code-barres in magazijn (au magasin) ou in andere bestelwagens (dans les autres camionnettes). C’est une information : il n’existe pas de transfert d’une camionnette à une autre.
• À gauche, les camionnettes, la plus urgente en premier, avec leurs badges (tekorten, manques ; aanvragen, demandes ; risico, interventions à venir où il manque des pièces ; Op peil, à niveau).
• À droite, la camionnette choisie. Voorraad (stock) : In de bus (disponible dans la camionnette), Minimum, Status (Uitverkocht, Onder minimum, Op peil), Magazijn (disponible au magasin) et l’action Aanvragen +n (demander n pièces). Alleen tekorten (seulement les manques) filtre la liste. Les autres onglets : Komende interventies (interventions à venir, avec leur disponibilité de pièces), Aanvragen (demandes de cette camionnette) et Historiek (derniers mouvements).

Demander un réassort

1. Cliquez sur Aanvulverzoek (demande de réassort) en haut, ou sur Aanvragen +n sur une ligne. Pour plusieurs lignes, cochez-les et cliquez sur Selectie aanvragen (demander la sélection).

2. Choisissez la Bestelwagen (camionnette), l’Onderdeel (pièce), l’Aantal (quantité, de 1 à 500) et, si utile, Waarom is dit nodig? (pourquoi ?), que le responsable verra.

   

3. Cliquez sur Verzoek indienen (envoyer la demande).

Résultat : « Aanvulverzoek aangemaakt » (demande créée), avec sa référence. La demande a le statut Aangevraagd (demandée). Rien n’a encore quitté le magasin.

Une camionnette sans technicien ne peut pas recevoir de demande : attribuez d’abord un technicien. Depuis la Paraatheid, Aanvulling aanvragen crée les demandes pour les pièces qui manquent à une intervention (voir Disponibilité des pièces).

Approuver ou refuser une demande

Réservé au responsable et à l’administrateur.

1. Ouvrez Onderdelen › Aanvulverzoeken. L’onglet Te beoordelen (à évaluer) liste les demandes ouvertes, avec le stock disponible au magasin. Les filtres : article, Bestelwagen, Technieker et ancienneté.

   

2. Cliquez sur Goedkeuren (approuver). La fenêtre Goedkeuren en overboeken? (approuver et transférer ?) dit ce qui sera transféré.

   

3. Confirmez avec Goedkeuren.

Résultat : « Verzoek goedgekeurd » (demande approuvée) – « Overboeking WH/INT/… staat klaar in het magazijn » (le transfert est prêt au magasin). La Service Suite crée un transfert du magasin vers la camionnette et réserve le stock. La demande passe à Goedgekeurd.

• Afwijzen (refuser) : une raison facultative pour le technicien (Reden voor de technieker). La demande passe à Geweigerd (refusée).
• Plusieurs demandes à la fois : cochez-les, puis Goedkeuren ou Afwijzen dans la barre qui apparaît. Les demandes refusées par la Service Suite sont listées sous Niet verwerkt (non traitées).
• Si la ligne indique en rouge « te weinig om goed te keuren » (trop peu pour approuver), le magasin n’a pas assez de stock.

Valider le transfert (magasin)

Réservé aux rôles qui valident les transferts : magasin, administrateur, responsable et Senior Technician.

1. Ouvrez Onderdelen › Magazijn › Overboekingen. Le transfert Aanvulling bestelwagen est dans Te verwerken (à traiter), avec le statut Klaar om te leveren (prêt à livrer) ou Wacht op voorraad (attend du stock).

2. Ouvrez-le, préparez les pièces et vérifiez Te verplaatsen (à déplacer). Cliquez sur Valideren.

   

3. Confirmez avec Valideren dans la fenêtre.

   

Résultat : « Overboeking gevalideerd » (transfert validé) ; le transfert est Uitgevoerd (effectué) et les pièces sont dans la camionnette. La Busvoorraad et l’application du technicien les montrent.

À savoir

La validation ne s’annule pas dans l’application. Si vous déplacez moins que demandé, choisissez de livrer le reste plus tard ou de l’annuler. Le détail est dans Le magasin : traiter un transfert.

Clôturer la demande

La demande reste Goedgekeurd au bureau tant que personne ne la clôture. Une fois le transfert effectué, le responsable ou l’administrateur ouvre l’onglet Goedgekeurd, clique sur Geleverd (livrée), puis Afsluiten (clôturer).

Résultat : « Verzoek afgesloten als geleverd » (demande clôturée comme livrée) ; elle quitte la liste des demandes ouvertes. Pensez ensuite à Opnieuw beoordelen dans la Paraatheid : la disponibilité ne se recalcule pas toute seule.

Les outils du responsable

Sur une camionnette qui a son propre emplacement de stock, le responsable et l’administrateur ont deux boutons de plus.

• Minimums : les articles suivis dans la camionnette et leur minimum (0 à 9999). Sous le minimum, l’article apparaît comme manque et la Busvoorraad propose un réassort. Artikel toevoegen (ajouter un article) ; la corbeille arrête le suivi. Message : « Opvolging bijgewerkt » (suivi mis à jour).

• Aanvullen uit magazijn (réassort depuis le magasin) : la liste est préremplie avec les articles sous le minimum. Overboeken naar de bestelwagen (transférer vers la camionnette) déplace les pièces tout de suite.

  

• Telling corrigeren (corriger un comptage), dans le menu ⋯ d’une ligne : la quantité comptée et une Reden (raison) obligatoire (Telling, Beschadigd, Verloren, Gevonden, Retour niet geboekt). La différence est enregistrée comme correction de stock.

À savoir

Aanvullen uit magazijn crée un transfert déjà effectué : pas de demande, pas d’approbation, pas de validation par le magasin. Le stock quitte le magasin immédiatement. S’il manque du stock au magasin, tout le réassort est refusé.

Côté technicien

Le technicien voit sa camionnette, ses manques et demande des pièces dans l’onglet Bestelwagen de son application, même hors ligne. Il suit le statut de ses demandes : Aangevraagd, Goedgekeurd, Geleverd, Geweigerd. Voir Pièces et camionnette (Bestelwagen).

Droits par rôle

Le tableau montre les modèles de rôles livrés (voir Rôles et droits) ; votre administrateur peut les adapter (voir Utilisateurs, rôles et droits).

Action	Admin.	Resp.	Planif.	Magasin
Voir la Busvoorraad et les demandes	✓	✓	✓	✓ ¹
Créer une demande de réassort	✓	✓	✓	—
Approuver, refuser, clôturer une demande	✓	✓	—	—
Minimums, Aanvullen uit magazijn, Telling corrigeren	✓	✓	—	—
Valider ou annuler le transfert ²	✓	✓	—	✓

¹ Warehouse Manager seulement. ² Le modèle Senior Technician (famille technicien) valide aussi les transferts.

Le technicien demande ses pièces dans la Techniekers-app. La comptabilité, la vente et la lecture seule n’ont pas accès à la Busvoorraad. Les rôles sont attribués par l’administrateur : voir Utilisateurs, rôles et droits.

Limites actuelles

• Si le magasin annule le transfert d’une demande approuvée, la demande reste Goedgekeurd et ne peut plus être refusée dans l’application : faites une nouvelle demande si besoin.
• La fenêtre Aanvulverzoek du bureau ne vérifie pas si une demande est déjà ouverte pour la même pièce (la demande depuis la Paraatheid le vérifie).
• Pas de transfert d’une camionnette à une autre.
• La demande n’est pas liée à une intervention, et la disponibilité des pièces ne se recalcule pas après le transfert.
• Une camionnette sans propre emplacement de stock n’a ni Minimums ni Aanvullen uit magazijn : ses réassorts passent par des demandes.

Voir aussi

• Disponibilité des pièces (Paraatheid) — voir ce qui manque avant le départ
• Le magasin : articles, transferts et emplacements — valider le transfert, préparer une pièce pour une camionnette
• Pièces et camionnette (Bestelwagen) — le côté du technicien
• Règles de fonctionnement — créer une camionnette et son emplacement de stock