Archives (Archief)

L’Archief (archives) regroupe les enregistrements archivés de tous les modules : interventions, projets, installations, clients, sites, articles, contrats… Archiver retire un enregistrement des listes de travail, sans rien supprimer : chaque enregistrement archivé s’ouvre toujours sur sa propre page, avec son historique, ses documents et ses liens.

Menu	Inzichten › Archief
Qui	Toute personne qui peut consulter au moins un des modules : elle ne voit que les onglets de ces modules. Remettre en service : la personne qui peut archiver dans ce module (tableau en bas de page).
Prérequis	Aucun. L’archive se remplit quand quelqu’un archive un enregistrement depuis son module.

Archiver un enregistrement

On archive depuis le module lui-même (la liste ou la page de l’enregistrement), pas depuis l’Archief. Exemple avec des tâches de projet :

1. Dans la liste du module, cochez un ou plusieurs enregistrements (ou ouvrez le menu ⋯ d’un enregistrement).

2. Cliquez sur Archiveren (archiver).

3. Indiquez si vous voulez une Reden (optioneel) (raison, facultative), puis cliquez sur Archiveren.

   

Résultat : un message confirme, par exemple « 2 projecttaken gearchiveerd ». La fenêtre de confirmation dit aussi ce qui change dans le module (ici : la tâche quitte les listes de travail ; le stock et les factures ne changent pas).

Pour les interventions, la Service Suite vérifie d’abord les conditions : la fenêtre indique combien « komen in aanmerking » (sont éligibles) et liste les autres sous Niet in aanmerking (non éligibles), avec la raison. Chaque module garde ses propres règles : par exemple, un site avec des interventions ouvertes ne s’archive pas.

Retrouver un enregistrement archivé

1. Ouvrez Inzichten › Archief.

2. Choisissez l’onglet du module : Interventies, QR-meldingen (signalements QR), Projecten, Projecttaken (tâches de projet), Installaties, Klanten (clients), Locaties (sites), Artikelen, Onderhoudscontracten (contrats d’entretien) ou Techniekers. Le chiffre indique le nombre d’enregistrements archivés.

3. Cherchez ou filtrez par Klant (client), Gearchiveerd op (archivé le), Door (par qui) et Herkomst (origine : Handmatig, manuel, ou Automatisch, automatique).

4. Cliquez sur une ligne ou sur Openen (ouvrir) pour ouvrir la page de l’enregistrement.

Les colonnes Referentie, Titel, Klant, Status, Gearchiveerd op, Door, Herkomst et Reden reprennent ce qui a été saisi à l’archivage. Quand l’auteur ou la date ne sont pas connus (archivé ailleurs, par exemple), la colonne affiche « Niet beschikbaar » (non disponible).

Sur sa propre page, un enregistrement archivé affiche le bandeau Gearchiveerd (archivé), avec qui, quand et pourquoi.

Les devis et les factures ne s’archivent pas : ils restent dans Devis et Factures.

Remettre un enregistrement en service (Terugzetten)

1. Dans l’onglet du module, ouvrez le menu ⋯ de la ligne et choisissez Terugzetten (remettre). Pour plusieurs enregistrements, cochez-les et utilisez Terugzetten dans la barre de sélection. Le bandeau Gearchiveerd de la page de l’enregistrement propose aussi Terugzetten.

2. Indiquez si vous voulez une Reden (optioneel), puis cliquez sur Terugzetten.

   

Résultat : « 1 projecttaak teruggezet » (remise en service). L’enregistrement revient dans les listes de travail de son module ; les contrôles habituels du module s’appliquent de nouveau.

La règle d’archivage des interventions (Archiefbeleid)

Dans l’onglet Interventies, le panneau Archiefbeleid voor interventies (règle d’archivage des interventions) décrit une règle automatique : archiver les interventions vraiment terminées depuis 90 jours, sans suivi ouvert, facture ouverte ou manquante, tâche ouverte, ni travail de stock ou de pièces en cours ; 25 au maximum par passage ; une intervention remise en service à la main n’est plus archivée par la règle.

La règle est arrêtée

La règle est Uit (arrêtée) pour toutes les organisations : « Het beleid staat uit tot het op een testomgeving gevalideerd is. » (elle reste arrêtée jusqu’à sa validation sur un environnement de test). Voorbeeld bekijken (voir un aperçu) montre quelles interventions seraient concernées, sans rien archiver. Activer la règle n’est pas possible dans l’application.

Droits

Le tableau montre les modèles de rôles livrés (voir Rôles et droits) ; votre administrateur peut les adapter (voir Utilisateurs, rôles et droits).

Action	Admin.	Resp.	Planif.	Compta.	Magasin	Vente	Lecture
Voir l’onglet d’un module	✓ ¹	✓ ¹	✓ ¹	✓ ¹	✓ ¹	✓ ¹	✓ ¹
Archiver / remettre : interventions, clients, sites	✓	✓	✓	—	—	—	—
Archiver / remettre : installations, contrats d’entretien, techniciens	✓	✓	—	—	—	—	—
Archiver / remettre : articles	✓	—	—	—	✓ ²	—	—
Archiver / remettre : projets, tâches de projet	✓	✓	—	—	—	—	—
Archiver / remettre : signalements QR	✓	✓	—	—	—	—	—
Archiefbeleid : voir le panneau et l’aperçu	✓	✓	—	—	—	—	—

¹ Seulement les onglets des modules que le rôle consulte. ² Warehouse Manager seulement.

Sans aucun module consultable, la page dit « Geen archief voor uw rol » (pas d’archive pour votre rôle). Les rôles se règlent dans Utilisateurs, rôles et droits.

Limites actuelles

• La règle d’archivage automatique des interventions est arrêtée pour tous (voir plus haut).
• Les devis et les factures ne s’archivent pas.

Voir aussi

• Interventions : la liste et la création
• Projets et tâches
• Installations : registre, dossier, santé et arrêts
• Contrats d’entretien (Onderhoud)
• Rapports