Du devis à la facture

Ce parcours suit une offre de prix depuis la demande du client jusqu’à la facture. Les prix viennent de vos articles et de vos listes de prix ; Service Suite calcule la TVA et les totaux à chaque étape.

1. La demande. Elle peut naître dans le Service CRM (une opportunité), dans le dossier du client, sur une intervention ou dans un projet : chacun de ces écrans propose de créer un devis déjà relié.

2. Le devis. Dans Verkoop & facturatie › Offertes, cliquez sur Nieuwe offerte, choisissez le client et ajoutez les lignes (articles, prestations, sections, notes). Guide : Devis.

   

3. L’envoi. Téléchargez le PDF et envoyez-le à votre client, puis cliquez sur Markeer als verzonden (marquer comme envoyé). Ce bouton n’envoie pas d’e-mail : il change seulement le statut.

4. L’acceptation. Quand le client accepte, cliquez sur Bevestigen (confirmer). Le devis devient un Bestelbon (bon de commande) et ne se modifie plus. Selon les articles, Service Suite crée aussitôt les interventions.

   

5. Le travail. Depuis le bon de commande, selon le besoin : Interventie aanmaken (intervention sur le site de la commande), Project aanmaken (projet avec ses tâches) ou Onderhoudscontract aanmaken (contrat d’entretien, en brouillon jusqu’à son activation). Guides : Interventions, Projets, Contrats d’entretien.

   

6. La facture. Pour une intervention réalisée, Factuur maken sur sa fiche reprend les heures et les pièces. Pour ce qui a été convenu dans la commande, Factureren sur le bon de commande crée une facture brouillon avec les lignes, prix et remises du devis. Vérifiez, puis Boeken (comptabiliser) et Versturen (envoyer). Guide : Factures.

Qui fait quoi

Le devis et le bon de commande : administrateur, responsable, comptabilité, vente et le Dispatcher (planificateur) ; créer une intervention, un projet ou un contrat demande en plus le droit correspondant ; la facture est l’affaire de la comptabilité (et de l’administrateur). Voir Rôles et droits.