De l'appel du client au paiement

Ce parcours suit un même dossier d’un bout à l’autre : un client appelle pour une panne, le bureau crée et planifie l’intervention, le technicien la réalise avec l’application, la comptabilité facture et encaisse, et le client retrouve tout dans son portail. Chaque étape renvoie au guide détaillé.

Étape	Qui	Écran
1. Client et site	bureau	Klanten, Locaties
2. Intervention	bureau (planificateur)	Interventies
3. Planification	planificateur	Planning
4. Travail sur place	technicien	Techniekers-app
5. Contrôle et rapport	bureau	fiche intervention
6. Facture	comptabilité	Facturen
7. Paiement	comptabilité	Facturen
8. Suivi par le client	votre client	Klantenportaal

1. Le client et son site. Si le client est nouveau, créez-le dans Klanten › Nieuwe klant, puis ajoutez le lieu d’intervention avec Locatie aanmaken. Un client existant se retrouve par la recherche en haut de l’écran. Guides : Clients, Sites.

   

2. L’intervention. Depuis le dossier du client, l’installation concernée ou Werk › Interventies, cliquez sur Nieuwe interventie : client, site, installation éventuelle, type Storing (panne), priorité, titre et description de ce que le client signale. Guide : Interventions.

   

3. La planification. L’intervention apparaît dans Niet ingepland (non planifiée) sur le Planning. Glissez-la sur la ligne du technicien, à l’heure voulue. Le technicien la voit dans son application dès qu’elle se met à jour (à l’ouverture, puis toutes les minutes). Guide : Le planning.

   

4. Le travail sur place. Dans la Techniekers-app, le technicien touche Vertrekken (partir), puis Aangekomen (arrivé). Si une analyse de risque est demandée, il remplit la LMRA et contrôle ses PBM (EPI) avant Start werk (commencer le travail). Il enregistre la pièce utilisée depuis sa camionnette, remplit son rapport, prend ses photos, fait signer le client puis signe lui-même, et termine avec Werk beëindigen. Guides : Réaliser une intervention, Sécurité, Rapport et signatures.

   

5. Le contrôle et le rapport. Au bureau, la fiche de l’intervention montre les heures, la pièce, les photos, les signatures et le rapport. Le rapport est envoyé au client par e-mail par le technicien ou depuis la fiche (Rapport ▾). Une erreur dans le rapport se corrige avec Corrigeren, avec une raison. Guide : La fiche intervention.

6. La facture. La comptabilité ouvre la vue Te factureren (à facturer) des interventions, puis Factuur maken (créer la facture) sur la fiche : une facture brouillon reprend les heures et les pièces. Elle la vérifie, ajoute si besoin un déplacement, puis Boeken (comptabiliser) et Versturen (envoyer). Guide : Factures.

   

7. Le paiement. Quand le client a payé, Betaling registreren (enregistrer le paiement) sur la facture. Le solde passe à zéro.

8. Le suivi par le client. Si votre client a accès au portail, il y retrouve l’intervention terminée, le rapport signé et sa facture, en PDF. Guide : Le portail client.

   

Ce qui part vers le client

Deux e-mails partent réellement vers votre client : le rapport d’intervention (étape 5) et la facture (étape 6). Tant que l’e-mail de votre entreprise n’est pas connecté, ils ne partent pas : vous remettez alors les documents vous-même (voir Connecter votre e-mail). S’il a accès au portail, votre client y voit aussi son intervention, son rapport et sa facture.

Variantes

• Le client signale la panne lui-même par le code QR de l’installation : Du signalement QR à l’intervention.
• Le travail a fait l’objet d’un devis accepté : Du devis à la facture.
• Il manque une pièce dans la camionnette : Des pièces manquantes à la camionnette.
• C’est une visite d’entretien prévue par contrat : Du contrat à la visite d’entretien.