Archief
Het Archief bundelt de gearchiveerde records van alle modules: interventies, projecten, installaties, klanten, locaties, artikelen, contracten… Archiveren haalt een record uit de werklijsten, zonder iets te verwijderen: elk gearchiveerd record opent nog altijd op zijn eigen pagina, met zijn historiek, documenten en koppelingen.
| Menu | Inzichten › Archief |
| Wie | Iedereen die minstens één van de modules kan raadplegen: die persoon ziet alleen de tabbladen van die modules. Terugzetten: wie in die module kan archiveren (tabel onderaan de pagina). |
| Vereisten | Geen. Het archief vult zich wanneer iemand een record archiveert vanuit de module. |
Een record archiveren
Section titled “Een record archiveren”U archiveert vanuit de module zelf (de lijst of de pagina van het record), niet vanuit het Archief. Voorbeeld met projecttaken:
-
Vink in de lijst van de module een of meer records aan (of open het menu ⋯ van een record).
-
Klik op Archiveren.
-
Vul desgewenst een Reden (optioneel) in en klik op Archiveren.
Resultaat: een melding bevestigt, bijvoorbeeld “2 projecttaken gearchiveerd”. Het bevestigingsvenster zegt ook wat er in de module verandert (hier: de taak verdwijnt uit de werklijsten; de voorraad en de facturen veranderen niet).
Voor interventies controleert de Service Suite eerst de voorwaarden: het venster toont hoeveel er “komen in aanmerking” en toont de andere onder Niet in aanmerking, met de reden. Elke module heeft haar eigen regels: zo kan een locatie met open interventies niet gearchiveerd worden.
Een gearchiveerd record terugvinden
Section titled “Een gearchiveerd record terugvinden”
-
Open Inzichten › Archief.
-
Kies het tabblad van de module: Interventies, QR-meldingen, Projecten, Projecttaken, Installaties, Klanten, Locaties, Artikelen, Onderhoudscontracten of Techniekers. Het getal toont het aantal gearchiveerde records.
-
Zoek of filter op Klant, Gearchiveerd op, Door en Herkomst (Handmatig of Automatisch).
-
Klik op een regel of op Openen om de pagina van het record te openen.
De kolommen Referentie, Titel, Klant, Status, Gearchiveerd op, Door, Herkomst en Reden nemen over wat bij het archiveren ingevuld werd. Als de auteur of de datum niet gekend is (bijvoorbeeld omdat het record elders gearchiveerd werd), toont de kolom “Niet beschikbaar”.
Op zijn eigen pagina toont een gearchiveerd record de balk Gearchiveerd, met wie, wanneer en waarom.
Offertes en facturen worden niet gearchiveerd: ze blijven in Offertes en Facturen.
Een record terugzetten (Terugzetten)
Section titled “Een record terugzetten (Terugzetten)”-
Open in het tabblad van de module het menu ⋯ van de regel en kies Terugzetten. Voor meerdere records vinkt u ze aan en gebruikt u Terugzetten in de selectiebalk. Ook de balk Gearchiveerd op de pagina van het record biedt Terugzetten aan.
-
Vul desgewenst een Reden (optioneel) in en klik op Terugzetten.
Resultaat: “1 projecttaak teruggezet”. Het record komt terug in de werklijsten van zijn module; de gebruikelijke controles van de module gelden opnieuw.
De archiveringsregel voor interventies (Archiefbeleid)
Section titled “De archiveringsregel voor interventies (Archiefbeleid)”In het tabblad Interventies beschrijft het paneel Archiefbeleid voor interventies een automatische regel: interventies archiveren die al 90 dagen echt afgewerkt zijn, zonder open opvolging, open of ontbrekende factuur, open taak, of lopend voorraad- of onderdelenwerk; maximaal 25 per ronde; een interventie die manueel teruggezet werd, wordt niet meer door de regel gearchiveerd.
Rechten
Section titled “Rechten”De tabel toont de standaard rolsjablonen (zie Rollen en rechten); uw beheerder kan ze aanpassen (zie Gebruikers, rollen en rechten).
| Actie | Beheer | Verantw. | Planner | Boekh. | Magazijn | Verkoop | Lezen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Het tabblad van een module bekijken | ✓ ¹ | ✓ ¹ | ✓ ¹ | ✓ ¹ | ✓ ¹ | ✓ ¹ | ✓ ¹ |
| Archiveren / terugzetten: interventies, klanten, locaties | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Archiveren / terugzetten: installaties, onderhoudscontracten, techniekers | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
| Archiveren / terugzetten: artikelen | ✓ | — | — | — | ✓ ² | — | — |
| Archiveren / terugzetten: projecten, projecttaken | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
| Archiveren / terugzetten: QR-meldingen | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
| Archiefbeleid: het paneel en het voorbeeld bekijken | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
¹ Alleen de tabbladen van de modules die de rol raadpleegt. ² Alleen Warehouse Manager.
Zonder enige raadpleegbare module zegt de pagina “Geen archief voor uw rol”. De rollen stelt u in via Gebruikers, rollen en rechten.
Huidige beperkingen
Section titled “Huidige beperkingen”- De automatische archiveringsregel voor interventies staat voor iedereen uit (zie hierboven).
- Offertes en facturen worden niet gearchiveerd.