Bestelwagens en aanvulverzoeken

De Busvoorraad toont de voorraad en de tekorten van elke bestelwagen. De Aanvulverzoeken komen daar binnen: de verantwoordelijke keurt ze goed, het magazijn stuurt de onderdelen. Deze pagina volgt dat traject stap voor stap.

Menu	Onderdelen › Busvoorraad (het getal telt de verzoeken die behandeld moeten worden) en Onderdelen › Aanvulverzoeken
Wie	Bekijken: beheerder, verantwoordelijke, planner, Warehouse Manager (magazijn). Aanvragen: beheerder, verantwoordelijke, planner; de technieker in zijn app. Goedkeuren: beheerder en verantwoordelijke. De overboeking valideren: magazijn, beheerder, verantwoordelijke en Senior Technician.
Vereisten	Een bestelwagen met een eigen opslaglocatie en een toegewezen technieker (zie Werkingsregels).

Het traject in het kort

Stap	Wie	Waar	Beweegt de voorraad?
1. De behoefte ontstaat	—	Tekorten in Busvoorraad, Paraatheid, Techniekers-app	Nee
2. Verzoek	technieker (app), planner, verantwoordelijke, beheerder	Aanvulverzoek, Aanvulling aanvragen	Nee
3. Goedkeuring	verantwoordelijke, beheerder	Aanvulverzoeken › Goedkeuren	Nee: er wordt een gereserveerde overboeking aangemaakt
4. Voorbereiding en validatie	magazijn	Magazijn › Overboekingen › Valideren	Ja: magazijn → bestelwagen
5. Afsluiting	verantwoordelijke, beheerder	Aanvulverzoeken › Geleverd	Nee
6. Nieuwe beoordeling	planner, verantwoordelijke, beheerder	Paraatheid › Opnieuw beoordelen	Nee

Het magazijn kan geen verzoek aanmaken, en de planner kan niet goedkeuren.

De voorraad van een bestelwagen lezen

• De cijfers: Bestelwagens, Met tekorten (uitverkocht of onder het minimum), Uitverkochte artikelen en Open aanvragen (verzoeken die behandeld moeten worden).
• Onderdeel zoeken zoekt op naam, referentie of barcode in magazijn of in andere bestelwagens. Dat is informatie: er bestaat geen overboeking van de ene bestelwagen naar de andere.
• Links de bestelwagens, de dringendste eerst, met hun labels (tekorten; aanvragen; risico, komende interventies waarvoor onderdelen ontbreken; Op peil).
• Rechts de gekozen bestelwagen. Voorraad: In de bus (beschikbaar in de bestelwagen), Minimum, Status (Uitverkocht, Onder minimum, Op peil), Magazijn (beschikbaar in het magazijn) en de actie Aanvragen +n (n stuks aanvragen). Alleen tekorten filtert de lijst. De andere tabbladen: Komende interventies (met hun onderdelenparaatheid), Aanvragen (verzoeken van deze bestelwagen) en Historiek (laatste bewegingen).

Een aanvulling aanvragen

1. Klik bovenaan op Aanvulverzoek, of op Aanvragen +n op een regel. Voor meerdere regels vinkt u ze aan en klikt u op Selectie aanvragen.

2. Kies de Bestelwagen, het Onderdeel, het Aantal (van 1 tot 500) en, indien nuttig, Waarom is dit nodig?, dat de verantwoordelijke te zien krijgt.

   

3. Klik op Verzoek indienen.

Resultaat: “Aanvulverzoek aangemaakt”, met zijn referentie. Het verzoek heeft de status Aangevraagd. Er heeft nog niets het magazijn verlaten.

Een bestelwagen zonder technieker kan geen verzoek krijgen: wijs eerst een technieker toe. Vanuit de Paraatheid maakt Aanvulling aanvragen de verzoeken aan voor de onderdelen die voor een interventie ontbreken (zie Onderdelenparaatheid).

Een verzoek goedkeuren of afwijzen

Voorbehouden aan de verantwoordelijke en de beheerder.

1. Open Onderdelen › Aanvulverzoeken. Het tabblad Te beoordelen toont de open verzoeken, met de beschikbare voorraad in het magazijn. De filters: artikel, Bestelwagen, Technieker en ouderdom.

   

2. Klik op Goedkeuren. Het venster Goedkeuren en overboeken? zegt wat er overgeboekt wordt.

   

3. Bevestig met Goedkeuren.

Resultaat: “Verzoek goedgekeurd” – “Overboeking WH/INT/… staat klaar in het magazijn”. De Service Suite maakt een overboeking van het magazijn naar de bestelwagen aan en reserveert de voorraad. Het verzoek gaat naar Goedgekeurd.

• Afwijzen: een optionele reden voor de technieker (Reden voor de technieker). Het verzoek gaat naar Geweigerd.
• Meerdere verzoeken tegelijk: vink ze aan en kies daarna Goedkeuren of Afwijzen in de balk die verschijnt. Verzoeken die de Service Suite weigert, staan onder Niet verwerkt.
• Als de regel in het rood “te weinig om goed te keuren” toont, heeft het magazijn niet genoeg voorraad.

De overboeking valideren (magazijn)

Voorbehouden aan de rollen die overboekingen valideren: magazijn, beheerder, verantwoordelijke en Senior Technician.

1. Open Onderdelen › Magazijn › Overboekingen. De overboeking Aanvulling bestelwagen staat in Te verwerken, met de status Klaar om te leveren of Wacht op voorraad.

2. Open ze, zet de onderdelen klaar en controleer Te verplaatsen. Klik op Valideren.

   

3. Bevestig met Valideren in het venster.

   

Resultaat: “Overboeking gevalideerd”; de overboeking is Uitgevoerd en de onderdelen zitten in de bestelwagen. De Busvoorraad en de Techniekers-app tonen ze.

Goed om te weten

De validatie maakt u in de applicatie niet ongedaan. Als u minder verplaatst dan gevraagd, kiest u om de rest later te leveren of te annuleren. Het detail staat in Het magazijn: een overboeking verwerken.

Het verzoek afsluiten

Het verzoek blijft op kantoor op Goedgekeurd staan zolang niemand het afsluit. Zodra de overboeking uitgevoerd is, opent de verantwoordelijke of de beheerder het tabblad Goedgekeurd, klikt op Geleverd en daarna op Afsluiten.

Resultaat: “Verzoek afgesloten als geleverd”; het verdwijnt uit de lijst van de open verzoeken. Denk er daarna aan om in de Paraatheid op Opnieuw beoordelen te klikken: de paraatheid wordt niet vanzelf herberekend.

De hulpmiddelen van de verantwoordelijke

Op een bestelwagen met een eigen opslaglocatie hebben de verantwoordelijke en de beheerder twee knoppen meer.

• Minimums: de artikelen die in de bestelwagen opgevolgd worden en hun minimum (0 tot 9999). Onder het minimum verschijnt het artikel als tekort en stelt de Busvoorraad een aanvulling voor. Artikel toevoegen; de prullenbak stopt de opvolging. Bericht: “Opvolging bijgewerkt”.

• Aanvullen uit magazijn: de lijst is vooraf ingevuld met de artikelen onder het minimum. Overboeken naar de bestelwagen verplaatst de onderdelen meteen.

  

• Telling corrigeren, in het menu ⋯ van een regel: de getelde hoeveelheid en een verplichte Reden (Telling, Beschadigd, Verloren, Gevonden, Retour niet geboekt). Het verschil wordt als voorraadcorrectie geregistreerd.

Goed om te weten

Aanvullen uit magazijn maakt een overboeking aan die al uitgevoerd is: geen verzoek, geen goedkeuring, geen validatie door het magazijn. De voorraad verlaat het magazijn onmiddellijk. Als er in het magazijn voorraad ontbreekt, wordt de hele aanvulling geweigerd.

Aan de kant van de technieker

De technieker ziet zijn bestelwagen en zijn tekorten en vraagt onderdelen aan in het tabblad Bestelwagen van zijn app, ook offline. Hij volgt de status van zijn verzoeken op: Aangevraagd, Goedgekeurd, Geleverd, Geweigerd. Zie Onderdelen en bestelwagen.

Rechten per rol

De tabel toont de meegeleverde rolsjablonen (zie Rollen en rechten); uw beheerder kan ze aanpassen (zie Gebruikers, rollen en rechten).

Actie	Beheer	Verantw.	Planner	Magazijn
De Busvoorraad en de verzoeken bekijken	✓	✓	✓	✓ ¹
Een aanvulverzoek aanmaken	✓	✓	✓	—
Een verzoek goedkeuren, afwijzen, afsluiten	✓	✓	—	—
Minimums, Aanvullen uit magazijn, Telling corrigeren	✓	✓	—	—
De overboeking valideren of annuleren ²	✓	✓	—	✓

¹ Alleen Warehouse Manager. ² Het sjabloon Senior Technician (familie technieker) valideert ook overboekingen.

De technieker vraagt zijn onderdelen aan in de Techniekers-app. Boekhouding, verkoop en alleen lezen hebben geen toegang tot de Busvoorraad. De rollen worden toegekend door de beheerder: zie Gebruikers, rollen en rechten.

Huidige beperkingen

• Als het magazijn de overboeking van een goedgekeurd verzoek annuleert, blijft het verzoek op Goedgekeurd staan en kan het in de applicatie niet meer afgewezen worden: maak indien nodig een nieuw verzoek.
• Het venster Aanvulverzoek op kantoor controleert niet of er al een verzoek openstaat voor hetzelfde onderdeel (het verzoek vanuit de Paraatheid controleert dat wel).
• Geen overboeking van de ene bestelwagen naar de andere.
• Het verzoek is niet gekoppeld aan een interventie, en de onderdelenparaatheid wordt na de overboeking niet herberekend.
• Een bestelwagen zonder eigen opslaglocatie heeft geen Minimums en geen Aanvullen uit magazijn: zijn aanvullingen lopen via verzoeken.

Zie ook

• Onderdelenparaatheid — zien wat ontbreekt vóór vertrek
• Het magazijn: artikelen, overboekingen en opslaglocaties — de overboeking valideren, een onderdeel klaarzetten voor een bestelwagen
• Onderdelen en bestelwagen — de kant van de technieker
• Werkingsregels — een bestelwagen en zijn opslaglocatie aanmaken