Rapporten

De pagina Rapporten dient voor drie dingen: de cijfers van de service opvolgen (interventies, uren, techniekers, onderdelen), afgewerkte interventierapporten terugvinden en naar de klanten sturen, en de omzet van de service lezen. Ze is bedoeld voor het kantoor: directie, planning, boekhouding.

Menu	Inzichten › Rapporten
Wie	De servicetabbladen: beheerder, verantwoordelijke, planner, boekhouding, Alleen lezen en de Directie. Het tabblad Omzet: de rollen die de bedragen zien (beheerder, verantwoordelijke, boekhouding, verkoop behalve Sales Representative, Alleen lezen). Detail onderaan de pagina.
Vereisten	Afgewerkte interventies; voor Omzet, geboekte klantfacturen.

1:26

Handleiding · 1:26 Het overzicht van interventies, uren en serviceomzet in Rapporten, de omzet per maand, per product en per klant, en in het Financieel overzicht het resultaat, de kaspositie, de vervallen facturen en de export naar Excel. Gesproken in het Nederlands (Vlaams). Bekijk op YouTube ↗

Een periode analyseren (Overzicht)

1. Open Inzichten › Rapporten. Het tabblad Overzicht opent.

2. Kies de periode: 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen, 12 maanden of Aangepast.

3. Filter indien nodig op Technieker, Klant of Type interventie. Zet Vergelijk met vorige periode aan om het verschil te zien. Hebben gearchiveerde techniekers interventies, dan voegt Inclusief gearchiveerde techniekers ze toe aan de filter Technieker, met “(gearchiveerd)” achter hun naam.

Resultaat: de regel onder de filters herhaalt de gelezen periode en de vergeleken periode; een lopende periode wordt gemarkeerd met “lopende periode, nog onvolledig”.

Wat u leest:

• Afgeronde interventies, Factureerbare uren en, als u de bedragen ziet, Serviceomzet (geboekte facturen, exclusief btw).
• First-time fix toont “Geen gegevens beschikbaar”: dat wordt niet geregistreerd.
• De grafieken: Interventies per week (per week of per maand, per type: Onderhoud (contract), Storing, Overig), Interventies per type, Uren per technieker, Werktijd per interventie (gemiddelde werktijd), Meest gebruikte onderdelen en de klanten met de meeste interventies.
• Het tabblad Techniekers geeft een tabel per technieker (interventies, gewerkte en factureerbare uren, achterstand); het tabblad Onderdelen de verbruikte onderdelen. Elke tabel heeft een eigen knop CSV.

Met Weergave aanpassen, onder de kerncijfers, kiest u welke cijfers getoond worden en in welke volgorde, alleen voor uzelf.

Exporteren, rechtsboven, downloadt de tabellen van het overzicht als CSV met de huidige periode en filters.

Een interventierapport terugvinden (tabblad Interventies)

Het tabblad Interventies is het register van de afgewerkte interventierapporten (tabel Interventierapporten).

• Zoek met “Zoek FO, titel of klant…” (FO-nummer, titel of klant).
• Filter op technieker (met Inclusief gearchiveerde techniekers voor de gearchiveerde techniekers), op Handtekening (Getekend / Niet getekend), op Verzonden (verzonden of niet) en op einddatum (Vanaf / Tot en met).
• Kolommen: Interventie, Klant, Technieker, Afgerond (datum), Handtekening (de naam van de ondertekenaar), Verzonden (verzenddatum of “Niet verzonden”).
• Rapport opent het rapport; het menu ⋯ van een regel biedt Openen (de interventie openen), PDF en Rapport.

Rapporten naar klanten sturen (Rapporten verzenden)

1. Vink in het tabblad Interventies de rapporten aan die u wilt versturen.

2. Klik op Rapporten verzenden in de selectiebalk. Alleen de getekende en nog niet verzonden rapporten vertrekken; de balk toont hoeveel er uitgesloten worden (“3 niet getekend of al verzonden”). Maximaal 25 rapporten per verzending.

3. Controleer de lijst en klik op Verzenden.

   

Resultaat: de rapporten vertrekken twee per twee, met een voortgangsindicator. De melding zegt “Rapport verzonden” of “N rapporten verzonden”, “Geen rapport verzonden” of, bij een mengeling, hoeveel er vertrokken, niet vertrokken of met onbekende status zijn. De kolom Verzonden toont daarna de datum.

Goed om te weten

• Elk rapport vertrekt per e-mail naar het adres van de klant. Een rapport dat al verzonden is opnieuw versturen kan daarna alleen een beheerder of verantwoordelijke, vanuit de interventie (de interventiefiche).
• Rapporten verzenden verschijnt alleen wanneer het e-mailaccount van uw organisatie gekoppeld is (Uw e-mail koppelen) en voor de rollen die een interventie verder kunnen zetten (beheerder, verantwoordelijke, planner).

De omzet van de service lezen (tabblad Omzet)

• Periode: Deze maand, Vorige maand, Dit jaar, Vorig jaar, Alles of Aangepast; Vergelijk met vorige periode is beschikbaar.
• Cijfers: Omzet excl. btw, Facturen (aantal facturen), Gemiddeld per factuur, Klanten.
• Omzet per maand (op boekingsdatum), Per product en Per klant, elk met een eigen CSV.

Niet hetzelfde cijfer als het financieel overzicht

Het tabblad Omzet telt de geboekte klantfacturen op, exclusief btw, zonder de creditnota’s af te trekken, en alleen die welke u met uw rechten mag zien. Het financieel overzicht vertrekt van de boekhouding en trekt de creditnota’s af: de twee cijfers kunnen dus verschillen.

De uren

De uren van het team staan niet in Rapporten: open Werk › Medewerkers & uren, tabblad Dagregistraties. Zie Team, afwezigheden en uren.

Wie welk tabblad ziet

De tabel toont de standaard rolsjablonen (zie Rollen en rechten); uw beheerder kan ze aanpassen (zie Gebruikers, rollen en rechten).

Tabblad of actie	Beheer	Verantw.	Planner	Boekh.	Verkoop	Lezen
Overzicht, Interventies, Techniekers, Onderdelen	✓	✓	✓	✓	✓ ¹	✓
Serviceomzet in Overzicht, tabblad Omzet	✓	✓	—	✓	✓ ²	✓
Exporteren, CSV, PDF	✓	✓	✓	✓	✓ ²	✓
Rapporten verzenden	✓	✓	✓	—	—	—

¹ Alleen Directie. ² Alleen Sales Manager, Sales en Directie.

Zonder een van deze rechten verschijnt het menu-item Rapporten niet. De techniekers werken in de Techniekers-app. De rollen stelt u in via Gebruikers, rollen en rechten.

Huidige beperkingen

• Rapport plannen is zichtbaar maar niet beschikbaar: “Rapporten automatisch plannen en versturen is nog niet beschikbaar.” Dat kan niet in de Service Suite.
• Rapport maken is zichtbaar maar niet beschikbaar: “Een eigen rapport samenstellen is nog niet beschikbaar. Gebruik de filters en Exporteren.”
• First-time fix, de capaciteit en de bezetting van de techniekers worden niet geregistreerd: “Geen gegevens beschikbaar”.

Zie ook

• Financieel overzicht — resultaat, kaspositie, netto gefactureerd bedrag van de maand
• De interventiefiche, het rapport en correcties
• Team, afwezigheden en uren
• Uw e-mail koppelen
• Archief