Uw Service Suite configureren

Na de onboarding beheert u uw eigen omgeving vanuit één plek: Configuratie, onderaan het menu links. Deze pagina loopt die instellingen door in de volgorde waarin u ze het best aanpakt.

Eén pagina met alle instellingen die u mag wijzigen — gegroepeerd per onderwerp.

U ziet enkel wat u mag wijzigen

De pagina wordt opgebouwd op het moment dat u ze opent, op basis van uw eigen rechten. Een instelling die u niet mag aanpassen, staat er niet. Twee collega’s met verschillende rollen zien dus niet dezelfde pagina.

Wat u hier instelt

Blok	Waarvoor
Bedrijf & Huisstijl	Uw bedrijfsgegevens, logo, favicon en documentopmaak
Talen & Lokalisatie	De talen van uw ploeg en van uw klanten
E-mail & Communicatie	Afzender, mailservers, e-maildomeinen en aliassen
E-mailsjablonen	De bewoording van wat u automatisch verstuurt
Gebruikers, Rollen & Toegang	Wie hier werkt en wat elk van hen mag
Planning & Buitendienst	Techniekers, bestelwagens, routes, beschikbaarheid
Producten, Onderdelen & Voorraad	Catalogus, magazijnen, bestelwagenvoorraad
Klanten, Locaties & Installaties	Voor wie u werkt en waar hun installaties staan
Service & Uitvoering	Types, fases, teams en facturatieregels
Veiligheid	LMRA, PBM, checklists en risico’s
Sjablonen & Documenten	Elk herbruikbaar sjabloon in één lijst
Onderhoud & Contracten	Contracten en preventieve schema’s
Integraties	Agenda’s, mailboxen en andere diensten
API & Single Sign-On	Hoe andere systemen aanmelden en gegevens ophalen
Gegevensimport	Uw bestaande gegevens binnenbrengen

Technisch platformbeheer

Een aantal technische systeemfuncties is voorbehouden aan de platformbeheerder en verschijnt daarom niet bij u. Dat is opzet: u beheert uw bedrijf, niet de infrastructuur eronder. Hebt u iets nodig wat er niet staat, vraag het aan uw platformbeheerder.

De volgorde die werkt

1. Bedrijf & Huisstijl

   Begin hier. Uw bedrijfsgegevens en logo komen terecht op elk document, elke e-mail en de aanmeldpagina, dus alles wat u daarna instelt bouwt hierop verder.

   Bedrijfsprofiel — naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer, telefoon, e-mail en munteenheid.

   

   Logo, Favicon & App-huisstijl — het logo dat op de aanmeldpagina en op uw documenten staat, de favicon in het browsertabblad, de kleuren van uw notificatie-e-mails, en de naam en kleuren van de installeerbare app op de smartphone van uw ploeg.

   

   Documentopmaak — de opmaak van offertes, facturen en servicerapporten: sjabloon, kleuren, lettertype, baseline en voettekst, met een voorbeeld ernaast.

   Tip

   Gebruik een vierkante afbeelding voor de favicon en een breed logo voor het bedrijfslogo. Beide worden automatisch geschaald.

2. Talen & Lokalisatie

   Zet de talen aan waarin uw ploeg werkt en waarin u uw klanten aanschrijft.

   

   • Talen — activeer of deactiveer een taal voor de hele omgeving.
   • Een taal toevoegen — laadt een taal die nog niet beschikbaar is.

   Elke medewerker kiest daarna zijn eigen werktaal bij Mijn voorkeuren; daar staat ook de tijdzone, die bepaalt hoe uurroosters en afspraken worden getoond. Bij een klant legt u de taal vast op de klantfiche, zodat offertes en rapporten in zijn taal vertrekken.

3. E-mail & Communicatie

   Hier bepaalt u wie uw klanten zien als afzender.

   

   • E-mailidentiteit — het adres waarvan uw post vertrekt, en het e-maildomein waarop antwoorden toekomen. Met de knop Stuur een test-e-mail naar mezelf controleert u meteen of het werkt.
   • Uitgaande mailservers — de server die uw post verstuurt.
   • Inkomende mailservers — een mailbox die u laat ophalen, zodat antwoorden van klanten bij het juiste dossier terechtkomen.
   • E-maildomeinen en Aliassen — adressen zoals support@ die een bericht automatisch in een dossier omzetten.

   

   Gebruik uw eigen bedrijfsidentiteit

   Verstuur klantcommunicatie altijd vanaf een adres op uw eigen domein, niet vanaf een adres van uw leverancier. Staat er nog een adres van het platform ingesteld, dan meldt het scherm dat bovenaan.

   Een bewaard wachtwoord van een mailserver wordt nooit opnieuw getoond. Wijzigt u de server of de gebruiker, dan wordt het gewist en typt u het opnieuw.

4. E-mailsjablonen

   Sjablonen bepalen de bewoording van de berichten die uw omgeving in uw naam verstuurt. U past de tekst aan; de koppeling eronder blijft intact.

   

   Onder meer beschikbaar, afhankelijk van wat er bij u geïnstalleerd is:

   • Interventierapport — het rapport dat na een interventie vertrekt
   • Offerte versturen en Orderbevestiging
   • Factuur versturen en Betalingsbewijs
   • Melding via QR-code ontvangen
   • Uitnodiging nieuwe gebruiker en Portaaltoegang

   Opmerking

   U kunt de tekst en de eenvoudige velden aanpassen (bijvoorbeeld de naam van de klant of het nummer van de serviceorder). Complexere formules zijn voorbehouden aan uw platformbeheerder — het scherm zegt het wanneer u er een invoert.

5. Gebruikers, Rollen & Toegang

   

   • Medewerkers & Rollen — nodig collega’s uit, activeer of deactiveer accounts en ken rollen toe.
   • Rollen (geavanceerd) — pas aan wat een rol precies mag.
   • Auditspoor rechten — wie welke rechten wanneer gewijzigd heeft.
   • Mijn voorkeuren — uw eigen taal, tijdzone en handtekening.

   Geef iedereen zo weinig rechten als hun werk toelaat. Een technieker heeft geen beheerdersrol nodig om interventies uit te voeren, en een magazijnbeheerder hoeft geen facturen te zien. Dat beperkt vergissingen en houdt het auditspoor leesbaar.

   Meer hierover: Rechten en rollen.

6. Planning & Buitendienst

   

   Stel uw ploeg samen: techniekers, bestelwagens & voertuigen, routes, dagroutes en routedagen, plus competentietypes en competenties van techniekers. Met geblokkeerde dagen, groepen geblokkeerde dagen, piekdagen en tijdvensters legt u vast wanneer er wel en niet gepland mag worden.

   Verder lezen: Techniekers · Voertuigen · Routes · Verlof

7. Producten, Onderdelen & Voorraad

   

   De catalogus en waar de onderdelen liggen: producten & onderdelen, productcategorieën, maateenheden, magazijnen, voorraadlocaties, bewerkingstypes en bestelregels. Daarnaast voorraad bestelwagen, aanvulaanvragen, sjablonen benodigde onderdelen, magazijnzones en de zone-indeling.

   Verder lezen: Producten & onderdelen · Voorraad · Voorraad bestelwagen · Benodigde onderdelen · Magazijnplan

8. Klanten, Locaties & Installaties

   

   Voor wie u werkt en waar hun installaties staan: klanten, contacten, sites & locaties, techniekers per site, installaties, fases van installaties, uitrusting, regels installatieconditie, serviceregio’s en QR-codes & aanvragen.

   Verder lezen: Klanten & installaties · Sites en locaties · Uitrusting · Klantdossier 360° · QR-codes · Installatieconditie

9. Service & Uitvoering

   

   Hoe interventies ingedeeld en opgevolgd worden: types serviceorders, fases, serviceteams, categorieën techniekers, labels, ordersjablonen, taaktypes en de facturatieregels.

   Verder lezen: Serviceorders · Planning

10. Veiligheid

    

    LMRA-sjablonen, gevaren, PBM-catalogus, PBM-regels, checklistsjablonen, risicoregister, risicoregels en siteomgevingen.

    Opgepast

    Wat u hier instelt, bepaalt mee of een interventie mag starten. Een ontbrekende verplichte controle of een niet-afgevinkt PBM houdt Werk starten tegen bij de technieker.

    Verder lezen: LMRA · PBM · Kwaliteit & risico’s

11. Sjablonen & Documenten

    

    Elk herbruikbaar sjabloon in één lijst: ordersjablonen, sjablonen preventief onderhoud, sjablonen benodigde onderdelen, LMRA-sjablonen, checklistsjablonen en beheerde documenten.

    Dit blok herhaalt bewust links uit de andere blokken — hier vindt u ze terug wanneer u denkt “waar stond dat sjabloon ook alweer?”.

12. Onderhoud & Contracten

    

    Onderhoudscontracten en contracttypes, plus de schema’s die preventief werk aanmaken: onderhoudsfrequenties, frequentieregelsets en sjablonen preventief onderhoud.

    Verder lezen: Onderhoudscontracten

13. Integraties

    

    Integratiehub, verbindingen en providers: agenda’s, mailboxen en andere diensten die u aan uw omgeving koppelt. U ziet per koppeling of ze verbonden is en wanneer ze laatst gesynchroniseerd heeft.

    Verder lezen: Integraties

14. API & Single Sign-On

    

    Single sign-on en het auditspoor van aanmeldingen, plus API-sleutels, webhooks en het API-toegangslog.

    

    Behandel sleutels als wachtwoorden

    Een API-sleutel wordt één keer getoond, op het moment dat u ze aanmaakt. Daarna bewaart de omgeving enkel een onleesbare versie. Bewaar de sleutel in uw wachtwoordbeheerder, deel ze nooit per e-mail of chat, en zet ze nooit in een document of schermafbeelding. Werkt een koppeling niet meer, maak dan een nieuwe sleutel aan in plaats van de oude op te zoeken.

    Verder lezen: Single sign-on · API

15. Gegevensimport

    

    Breng uw bestaande klanten, locaties, installaties en onderdelen binnen. De import toont eerst een voorbeeld, controleert uw bestand, meldt dubbels en voert pas uit wanneer u bevestigt. Bij Importgeschiedenis ziet u wat elke eerdere import gedaan heeft.

    Verder lezen: Gegevens importeren

Hoe dit aansluit op de onboarding

De onboarding zet uw omgeving klaar en vult de eerste bedrijfsgegevens in. Configuratie is wat u daarna zelf in handen hebt:

Onboarding
   → bedrijf aangemaakt
Configuratie
   → huisstijl en talen
   → e-mail en sjablonen
   → gebruikers en rollen
   → planning en ploeg
   → producten, klanten, veiligheid
   → koppelingen
Go-live

Configuratie blijft daarna gewoon beschikbaar. U hoeft niets in één keer af te werken: begin bij stap 1 tot en met 5, dat volstaat om te starten, en vul de rest aan naarmate u de omgeving in gebruik neemt.

Iets dat u verwacht, staat er niet?

Drie mogelijke redenen, in volgorde van waarschijnlijkheid:

1. U hebt het recht niet. Vraag uw beheerder om de juiste rol.
2. Het onderdeel hoort niet bij uw omgeving. Blokken verschijnen enkel als de bijhorende functie bij u actief is.
3. Het is geen instelling maar dagelijks werk. Interventies, offertes en facturen vindt u in hun eigen app, niet hier.

Volgende stap

Uw omgeving staat klaar? Ga verder met Serviceorders om uw eerste interventie aan te maken.