Factureren & betalen ter plaatse
Voor werk dat ter plaatse afgerekend wordt, maakt u de factuur op en registreert u de betaling vanuit de app, terwijl u nog bij de klant bent.
Waarvoor u dit gebruikt
Section titled “Waarvoor u dit gebruikt”- De factuur met de klant overlopen vóór u vertrekt.
- Een betaling registreren met cash, Bancontact of Payconiq, kaart of overschrijving.
- De factuur als PDF tonen of per e-mail versturen.
- Onmiddellijk een betaalbevestiging naar de klant sturen.
Wie dit kan gebruiken
Section titled “Wie dit kan gebruiken”Techniekers met een account voor de app, op hun eigen opdrachten.
Vereisten: de interventie moet afgewerkt zijn — rapport, onderdelen en uren ingevuld. Dit deel werkt enkel met internetverbinding: facturen en betalingen komen nooit in de offlinewachtrij. Uw beheerder moet een kas- of bankdagboek ingesteld hebben.
Voorwaarden
Section titled “Voorwaarden”Deze functie werkt enkel met internetverbinding. Facturen en betalingen worden nooit in de wachtrij van de offlinewerking geplaatst — geld regelt u niet op basis van gegevens die nog moeten synchroniseren.
De factuur opmaken
Section titled “De factuur opmaken”
De opgemaakte factuur met de knoppen om te versturen of te laten betalen.
-
Werk de interventie volledig af: rapport, onderdelen en uren.
-
Open de opdracht en tik op Factuur aanmaken.
-
Overloop de factuur met de klant.
-
Tik op Factuur versturen om ze te e-mailen, of laat de klant meteen betalen.
U kunt de factuur ook als PDF openen om ze op uw scherm te tonen.
Een betaling registreren
Section titled “Een betaling registreren”
Manier van betalen, bedrag en referentie.
-
Tik op Betaling registreren.
-
Kies de manier van betalen.
-
Vul het bedrag in — standaard staat het openstaande saldo al klaar.
-
Voeg eventueel een referentie toe (bijvoorbeeld het nummer van een kaarttransactie).
-
Bevestig.
Manieren van betalen
Section titled “Manieren van betalen”| Manier | Wanneer |
|---|---|
| Cash | Contant ter plaatse |
| Bancontact / Payconiq | Betaling via de telefoon van de klant |
| Kaart | Betaling via een kaartterminal |
| Overschrijving | De klant schrijft over; u registreert de afspraak |
Een bevestiging versturen
Section titled “Een bevestiging versturen”Na de betaling tikt u op Betaalbevestiging versturen. De klant krijgt onmiddellijk een korte e-mail met de bevestiging. Dat voorkomt de discussie van volgende maand over of er al betaald was.
Wat er intern gebeurt
Section titled “Wat er intern gebeurt”Elke stap wordt bijgehouden in de historiek van de opdracht: welk bedrag, welke manier van betalen, welke referentie en wanneer. Uw boekhouding krijgt dus een volledig navolgbare betaling — geen los briefje met een bedrag erop.
Goede praktijken
Section titled “Goede praktijken”- Overloop de factuur samen met de klant vóór u naar betalen gaat. Discussies over lijnen los u ter plaatse op in één minuut.
- Vul altijd een referentie in bij kaart- en Bancontact-betalingen. Dat maakt de aansluiting met het bankuittreksel nadien eenvoudig.
- Stuur altijd de bevestiging. Het is één tik en het scheelt telefoontjes.
- Bij een gedeeltelijke betaling: registreer wat effectief betaald is, niet het volledige bedrag. Het openstaande saldo blijft dan correct.
- Geen verbinding? Werk de opdracht af en factureer zodra u weer bereik hebt.
Problemen oplossen
Section titled “Problemen oplossen”De knop Factuur aanmaken werkt niet. De interventie staat nog niet op afgewerkt. Werk ze eerst volledig af.
De klant wil niet meteen betalen. Maak de factuur en verstuur ze. De betaling volgt later via de gewone opvolging.
Ik heb een verkeerd bedrag geregistreerd. Meld het aan kantoor. Correcties op betalingen gebeuren in de boekhouding, niet in de app.
Kan ik factureren zonder internet? Nee. Dit deel werkt enkel online, met opzet.
Krijgt de klant automatisch een factuur per e-mail? Enkel wanneer u op Factuur versturen tikt. Er gaat nooit iets buiten uw weten de deur uit.