Digitalnatie Mailbox
De Digitalnatie Mailbox is een e-mailbox die geïntegreerd is in uw beheeromgeving. Ze centraliseert de contacten met uw klanten en koppelt deze automatisch aan de klantfiches en de betrokken serviceorders.
Wanneer gebruiken: zodra een klant u schrijft (interventieaanvraag, vraag over een dossier, opvolging van een afspraak), behandelt u de e-mail vanuit de Mailbox in plaats van in een externe mailbox. Zo bewaart u de volledige historiek op één plaats, zichtbaar voor het hele team.
Belangrijkste functies
Section titled “Belangrijkste functies”| Functie | Beschrijving |
|---|---|
| Inbox | Alle klant-e-mails komen op dezelfde plaats binnen |
| Koppeling | Een e-mail wordt gekoppeld aan een klant / serviceorder |
| Gespreksdraad | Volledige en chronologische historiek van de contacten |
| Antwoord | Rechtstreeks antwoorden vanuit het platform |
| Omzetting | Een e-mail omzetten in een serviceorder |
Lezen en antwoorden
Section titled “Lezen en antwoorden”Doel: een klantbericht raadplegen en erop antwoorden zonder het platform te verlaten, terwijl u het contact in het juiste dossier bewaart.
- Open de Mailbox en vervolgens de Inbox.
- Klik op een bericht om de volledige gespreksdraad weer te geven.
- Lees de historiek van de contacten en stel daarna uw antwoord rechtstreeks op vanuit het platform.
- Bewaar en verstuur: het contact blijft gekoppeld aan het klantdossier.
Verwacht resultaat: uw antwoord vertrekt naar de klant en de gespreksdraad wordt bijgewerkt. Het volledige contact blijft raadpleegbaar vanuit de klantfiche en, in voorkomend geval, vanuit de bijbehorende serviceorder.
Een e-mail koppelen aan een klant of een serviceorder
Section titled “Een e-mail koppelen aan een klant of een serviceorder”De meeste e-mails worden automatisch aan de juiste klant gekoppeld dankzij zijn e-mailadres. Wanneer een bericht binnenkomt zonder duidelijke koppeling, kunt u het handmatig koppelen:
- Open het bericht in de Inbox.
- Kies de betrokken klant om de e-mail aan zijn fiche te koppelen.
- Als het contact betrekking heeft op een interventie, koppel het dan aan de overeenkomstige serviceorder.
Verwacht resultaat: de e-mail verschijnt voortaan in de historiek van de klant en van de serviceorder, toegankelijk voor het hele team.
Van e-mail naar serviceorder
Section titled “Van e-mail naar serviceorder”Een binnenkomende e-mail kan met één klik worden omgezet in een serviceorder, zonder de klantgegevens opnieuw in te voeren. Handig wanneer een interventieaanvraag per e-mail binnenkomt: u maakt de serviceorder rechtstreeks vanuit het bericht aan, en het contact blijft gekoppeld aan het nieuwe dossier.
De volledige flow wordt beschreven in E-mail → serviceorder.