Serviceorders

De serviceorder is het centrale object van Service Suite: hij beschrijft één interventie bij één klant. Vanaf hier plant u het werk, wijst u een technieker toe, bereidt u onderdelen voor, bewaakt u de veiligheid en volgt u alles op tot de afsluiting.

De lijst van serviceorders, met de fase van elke interventie.

Het scherm in één blik

Het orderscherm is opgebouwd rond vijf genummerde stappen in de hoofdkolom, met rechts een kolom die altijd zichtbaar blijft.

Stap	Waarover
1 · Plan	Klant, locatie, type, prioriteit, team, technieker, planning
2 · Interventie	Omschrijving, oplossing, instructies, wegbeschrijving, installatie
3 · Voorbereiding	Onderdelen & voorraad, uitrusting
4 · Veiligheid	PBM, LMRA, risico’s, procedures, checklists
5 · Uitvoering & historiek	Uren, gebruikte onderdelen, rapport, foto’s, facturatie

Rechts staan Ordersamenvatting, Technieker, Planning, Volgende actie en — als u de veiligheidsmodules hebt — Operationele paraatheid.

Het orderscherm: stappen in de hoofdkolom, vaste context rechts.

De kop: twee zones die niet hetzelfde doen

Bovenaan staan twee duidelijk gescheiden zones. Dat onderscheid is de kern van het vernieuwde scherm.

Manager-acties

Links. Dit zijn de knoppen die u als manager of planner bedient — de interventie sturen zonder op de technieker te wachten:

Knop	Wat het doet
Opslaan	Bewaart de order, zonder het scherm te verlaten
Voltooien	Sluit de interventie af
Pauzeren	Zet het werk tijdelijk stil
Werk beëindigen	Rondt het werk ter plaatse af
Klant afwezig	Er was niemand op de afspraak
Order annuleren / Annuleren	De interventie gaat niet door
Onderdelenparaatheid herberekenen	Controleert opnieuw wat er klaarligt
Google Maps	Opent de route naar de locatie

Bovenaan staan daarnaast Rapport, Onderdelenkaart en Klantdossier.

Opslaan staat waar u werkt

De opslagknop staat in de kop, bij de andere manager-acties, en niet enkel in de hoek van het scherm. Hij bewaart het record precies zoals de gewone opslagknop dat doet — u blijft gewoon op de order staan.

Techniekerworkflow

Rechts. Dit is de fasebalk: de officiële status van de interventie. U klikt er rechtstreeks op om een fase te zetten.

Alle twaalf fases staan er

De volledige levenscyclus staat op één balk. Vroeger verdwenen Nieuw, Ingepland, Voltooid en Geannuleerd achter een driepuntsmenu; dat is niet meer zo. Op het planbord blijven die kolommen wél ingeklapt — daar is het handig.

Een serviceorder aanmaken

1. Open Dashboard → Serviceorders en klik op Nieuw.

2. Vul in stap 1 de klant en de interventielocatie in.

3. Kies type en prioriteit. De prioriteit klikt u rechtstreeks aan op de titel.

4. Wijs het team en de technieker toe.

5. Zet de planning: startdatum, geschatte duur, en eventueel het tijdvenster waarbinnen de klant bezoek kan ontvangen.

6. Beschrijf in stap 2 het probleem onder Omschrijving.

7. Klik op Opslaan in de zone Manager-acties.

Resultaat: de order verschijnt op de Planning en — zodra er een technieker is toegewezen — in diens Techniekers-app.

Toegewezen technieker versus gevraagde werkkrachten

Dit is het belangrijkste onderscheid op het hele scherm, en het is de fout die in de praktijk het vaakst een interventie doet mislopen.

	Toegewezen technieker	Gevraagde werkkrachten
Waar	Kaart Technieker, rechts	Inklapbaar blok onderaan Plan
Aantal	Eén	Meerdere
Krijgt de opdracht in Mijn opdrachten	Ja	Nee
Ziet de opdracht in de mobiele app	Ja	Nee
Krijgt leestoegang in de back office	Ja	Ja
Telt mee voor uren en planning	Ja	Nee

Gevraagde werkkrachten sturen niemand uit

Iemand in Gevraagde werkkrachten zetten is een planningsvraag, geen toewijzing. Die persoon krijgt leestoegang tot de order in de back office, maar de interventie komt niet in zijn dag, niet in Mijn opdrachten en niet in de mobiele app.

De interventie gaat uitsluitend naar de toegewezen technieker in de kaart rechts. Staat die leeg terwijl er wél werkkrachten gevraagd zijn, dan toont het scherm daar een waarschuwing over — lees die als: er is nog niemand uitgestuurd.

Stap 3 — onderdelen voorbereiden

De kaart Onderdelen & voorraad toont vier waarden. Ze samen lezen is de enige manier om te weten of er iets klaarligt.

Veld	Wat het betekent
Voorbereide transfers	Hoeveel voorbereidingen er in totaal voor deze order gemaakt zijn — inclusief de afgewerkte
Open voorbereiding	De voorbereiding die nog loopt. Leeg zodra ze gevalideerd of geannuleerd is
Status picking	De status van die lopende voorbereiding
Te picken lijnen	Hoeveel lijnen daarin nog opgehaald moeten worden

Leeg betekent klaar, niet niets

Open voorbereiding loopt leeg zodra de transfer gevalideerd is. Een lege waarde betekent dus meestal dat de onderdelen wél voorbereid zijn en het magazijn klaar is — niet dat er niets gebeurd is.

Lees het zo: staat Voorbereide transfers op 1 of meer en is Open voorbereiding leeg, dan is de voorbereiding afgerond. Alleen wanneer beide leeg zijn, is er nog niets klaargelegd.

Met Onderdelen voorbereiden maakt u een nieuwe voorbereiding van magazijn naar bestelwagen. Met Transfers bekijkt u alles wat er al voor deze order bewoog. Zie ook Onderdelenparaatheid.

Stap 4 — veiligheid

De kaart Veiligheidsvereisten vat samen wat deze interventie moet doen: de effectieve LMRA-vereiste, hoeveel PBM vereist is en hoeveel daarvan kritiek is, hoeveel risico’s gelden, hoeveel documenten gelezen moeten worden en hoeveel checklists toegewezen zijn.

Daaronder staan inklapbare blokken per onderwerp, elk met hun eigen status.

Rechts vat Operationele paraatheid het geheel samen in één badge:

Badge	Betekenis
Klaar	Niets houdt de start tegen
Actie nodig	Er is iets open, maar het blokkeert niet
Geblokkeerd	Het werk mag niet starten

Opmerking

De volledige uitleg staat in PBM, LMRA en Veiligheid & kwaliteit.

Stap 5 — uitvoering, rapport en facturatie

Onder Uitvoering & historiek staan de tabbladen die tijdens en na het werk gevuld worden: uren, gebruikte onderdelen, rapport, foto’s, tijdlijn, activiteiten en facturatie.

Het rapportgedeelte bundelt gebruikte materialen, bewijsmateriaal (foto’s en handtekening) en de rapportstatus.

AI-assistent

Waar de AI-rapportassistent actief is, staat die als een eigen blok met Invoer, AI-acties en Resultaat. Hij stelt een tekst voor op basis van wat er op de order staat; de technieker of de manager blijft die nakijken en bevestigen. Zie AI-rapportassistent.

De twaalf fases

Fase	Betekenis
Nieuw	Aangemaakt, nog niet gepland
Ingepland	Opgenomen in de planning
Gepland	Datum en tijdslot vastgelegd
Toegewezen	Een technieker is toegewezen
Onderweg	De technieker rijdt naar de locatie
Ter plaatse	De technieker is aangekomen
Bezig	Het werk loopt
Te herplannen	Het bezoek moet opnieuw ingepland worden
Wacht op onderdelen	Gepauzeerd tot onderdelen er zijn
Opvolging vereist	Er is een vervolgactie nodig
Voltooid	Volledig afgerond en afgesloten
Geannuleerd	Gaat niet door

Hoe techniekeracties fases worden

De backend-fase is gezaghebbend. Wat de technieker in de app doet, wordt automatisch vertaald:

Actie van de technieker	Fase
Vertrek	Onderweg
Aangekomen	Ter plaatse
Werk starten	Bezig
Volledig voltooid	Voltooid
Gedeeltelijk voltooid	Te herplannen
Klant afwezig	Te herplannen
Onderdelen ontbreken	Wacht op onderdelen
Opvolging vereist	Opvolging vereist

Opgepast

Alleen “Volledig voltooid” sluit de order af. Elk ander resultaat houdt de interventie open in de bijhorende fase, zodat ze zichtbaar blijft voor herplanning. Werk wordt nooit stilzwijgend als afgerond gemarkeerd.

Volgende stap

• Planning
• Onderdelenparaatheid
• PBM en LMRA