Gegevens importeren

Met Gegevens importeren brengt u uw bestaande gegevens zelf in Service Suite. U downloadt een sjabloon in uw eigen taal, vult het in met wat u uit uw vorige systeem exporteerde, laadt het op en ziet exact wat er zal gebeuren vóór er iets wordt opgeslagen.

De importassistent: sjabloon kiezen, opladen, controleren, bevestigen.

Waarvoor u dit gebruikt

• Uw eerste dag: klantenbestand, sites, toestellen en catalogus in één keer inladen.
• Een overname of een nieuwe vestiging toevoegen aan een omgeving die al draait.
• Een jaarlijkse voorraadtelling inbrengen.
• Bestaande fiches in bulk bijwerken — bijvoorbeeld gecorrigeerde adressen.

Wie dit kan gebruiken

Rechten zijn opgebouwd als een ladder. Wie een trede krijgt, krijgt automatisch alles daaronder.

Recht	Wat het toelaat
Bekijken	Het scherm openen en de eigen importgeschiedenis zien
Sjablonen downloaden	De Excel-/CSV-sjablonen en het volledige pakket ophalen
Opladen & controleren	Een bestand opladen en het volledige voorbeeld zien — schrijft niets
Importeren	Een gecontroleerd voorbeeld bevestigen en de records wegschrijven
Beheerder	De geschiedenis van álle gebruikers zien en beheren

Vereisten: bij installatie krijgt enkel de beheerder van Service Suite de volledige ladder. Niemand anders — en in het bijzonder geen technieker — krijgt er automatisch iets van.

Splits voorbereiden en bevestigen

Het onderscheid tussen Opladen & controleren en Importeren is het nuttigste recht van de vijf. Een medewerker kan een bestand een hele dag voorbereiden en nakijken zonder ook maar iets te kunnen wegschrijven, en wie bevestigt, kijkt naar een voorbeeld dat al opgekuist is.

Wat u kunt importeren

Tien onderdelen, genummerd in de volgorde waarin ze van elkaar afhangen. Die nummers zijn geen versiering: ze zijn de volgorde, en de bestanden in het downloadpakket dragen dezelfde nummers.

#	Onderdeel	Herkent dubbels op
01	Productcategorieën	Volledig pad
02	Producten & onderdelen	Artikelcode, dan streepjescode
03	Klanten	Referentie, dan btw-nummer, dan e-mail + naam
04	Klantcontacten	Referentie, dan hoofdklant + e-mail, dan hoofdklant + naam
05	Leveranciers	Referentie, dan btw-nummer, dan e-mail + naam
06	Leverancierscontacten	Referentie, dan hoofdleverancier + e-mail of naam
07	Sites & locaties	Referentie, dan klant + naam
08	Toestellen & materieel	Referentie, dan serienummer, dan klant + site + naam
09	Onderhoudscontracten	Referentie, dan klant + naam
10	Beginvoorraad	Product + locatie + lot

De aanbevolen volgorde

02 Producten ─┐
01 Categorieën┘   (worden automatisch aangemaakt door 02 als u 01 overslaat)
        ▼
03 Klanten ──▶ 04 Klantcontacten
        ▼
07 Sites ──▶ 08 Toestellen ──▶ 09 Contracten
                                    ▼
                              10 Beginvoorraad   ◀── altijd als laatste

05 Leveranciers ──▶ 06 Leverancierscontacten   (los, om het even wanneer)

Zo werkt het

1. Open Service Suite → Gegevens importeren → Gegevens importeren.

2. Kies wat u wilt importeren. Elke kaart toont wat het onderdeel nodig heeft (“heeft Klanten nodig”) en hoeveel er al bestaan (“273 al in Service Suite”) — de eenvoudigste manier om te vermijden dat u uw klanten twee keer inlaadt.

3. Download het sjabloon in Excel of CSV, in uw eigen taal. Of neem in de kopbalk Alle sjablonen downloaden (ZIP) voor het volledige pakket.

4. Vul het bestand in. Zie Het sjabloon hieronder.

5. Laad het bestand op. Eén schakelaar: “Ook bestaande records bijwerken”, standaard uit. Op dit punt wordt er nog niets opgeslagen.

6. Controleer. Het bestand wordt gelezen, genormaliseerd en volledig nagekeken — zonder één schrijfbewerking. Duizend regels duren ongeveer een seconde.

7. Lees het voorbeeld. Eerst de tellers — gelezen, aan te maken, bij te werken, ongewijzigd, waarschuwingen, dubbels, geweigerd — dan enkel de regels die uw aandacht vragen. Filter op Alles / Geweigerd / Waarschuwingen en download desgewenst het rapport.

8. Bevestig en importeer. U leest in gewone zinnen wat er staat te gebeuren, en pas dan wordt er geschreven. Het resultaat toont hoeveel regels verwerkt, aangemaakt, bijgewerkt en geweigerd zijn, met een rapport in Excel of CSV.

Het sjabloon

De Excel-versie bevat vier tabbladen:

Tabblad	Wat het doet
Gegevens	De tabel die u invult. Kolomtitels in uw taal, vastgezet en gekleurd (donker = verplicht), met de volledige uitleg in de cel-opmerking. Keuzelijsten waar de waarden vastliggen. Postcodes, artikelcodes, streepjescodes en serienummers staan als tekst opgemaakt, zodat voorloopnullen bewaard blijven.
Instructies	Wat u eerst moet importeren, hoe u datums, decimalen en ja/nee-waarden schrijft, en per kolom: naam, verplicht of niet, type, maximale lengte, aanvaarde waarden en uitleg.
Voorbeeld	Drie realistische, volledig fictieve regels.
Referentiewaarden	De lijsten die u mag gebruiken — landen, eenheden, statussen, voorraadlocaties, bestelwagens. Ze worden opgebouwd met uw eigen rechten, zodat een sjabloon nooit records toont die u niet mag zien.

Verplichte velden en verwijzingen

Verplichte kolommen staan donker gekleurd. Verwijzingen naar iets anders gebeuren altijd via uw eigen referenties — een klantnummer, een sitecode, een artikelcode. U typt nooit een technisch nummer in.

Een verwijzing die niet gevonden wordt, stopt haar regel met een leesbare boodschap:

Regel 24 — Klantreferentie KL-1002 werd niet gevonden. Importeer eerst Klanten, of corrigeer de referentie.

De regels die u moet kennen

Er wordt niets geschreven vóór u bevestigt

Opladen, lezen, normaliseren, controleren en het voorbeeld tonen raken uw gegevens niet aan. Het voorbeeld en de echte import volgen daarna hetzelfde pad, dus een groen voorbeeld kan geen rode import worden. Verandert er tussen beide iets in de databank, dan stopt de import en toont ze eerst een nieuw voorbeeld.

Standaard wordt er enkel aangemaakt

Bijwerken gebeurt alleen als u de schakelaar uitdrukkelijk aanzet. In dat geval ziet u per gewijzigd veld oud → nieuw, zodat “bijwerken” nooit een sprong in het duister is.

Een lege cel wist nooit iets

Laat u een kolom leeg, dan blijft de bestaande waarde staan. Wilt u een veld écht leegmaken, dan gebruikt u de markering <CLEAR>.

Gegevens van twee klanten raken elkaar nooit

Een site, een toestel of een contract kan nooit aan twee verschillende klanten hangen, wat er ook in het bestand staat:

Regel 42 — Site SITE-BRU-01 hoort bij klant KL-1002, niet bij KL-1077. Records van twee verschillende klanten kunnen niet aan elkaar gekoppeld worden.

Een onduidelijk dubbel stopt zijn regel

Herkent de import meerdere bestaande records die op uw regel passen, dan raadt ze niet. Ze weigert de regel en zegt hoeveel er gevonden zijn.

Rechten blijven gelden

Het importrecht komt bovenop uw gewone rechten, niet in de plaats ervan. Wie geen klant mag aanmaken, kan er ook geen importeren.

Grootte en snelheid

Onderdeel	Maximum per bestand
Producten & onderdelen	5 000 regels
Alle andere onderdelen	20 000 regels

De lagere grens op producten is gemeten, niet geschat: een productfiche aanmaken is ongeveer vijf keer trager dan om het even welk ander onderdeel, en een vol bestand zou de tijdslimiet van de server overschrijden. Hebt u een grotere catalogus, splits ze dan — de import zegt dat vóór u begint te wachten.

Een import loopt in één beweging door, met een zichtbaar resultaat op het einde. Er is geen wachtrij om op te volgen.

Beginvoorraad

De beginvoorraad is een echte voorraadtelling, geen ingevuld getal. Ze wordt verwerkt zoals elke andere telling in Service Suite.

Importeer voorraad als laatste

De hoeveelheid kan achteraf altijd worden gecorrigeerd — terugtellen naar nul werkt. De beweging die de telling registreerde, blijft echter in de geschiedenis staan. Een product dat zo’n beweging draagt, kan wel gearchiveerd maar niet meer verwijderd worden.

Voer daarom eerst alle andere onderdelen in, controleer die, en doe de voorraad pas als u zeker bent. Het is de enige stap die niet spoorloos ongedaan te maken is.

Wat u niet via deze weg importeert

Met opzet niet mogelijk

Facturen, boekingen, betalingen, gebruikers, rechten, API-sleutels, aanmeldinstellingen, systeeminstellingen, vennootschappen, magazijnen en voorraadlocaties. Dat zijn geen ontbrekende functies: het zijn records waarvan een foute import stil boekhoudkundige of veiligheidsgevolgen heeft.

Wel mogelijk, maar door een beheerder

Onderdeel	Waarom
Techniekers	Een technieker hangt samen met een medewerkersfiche en een aanmelding. Accounts aanmaken is bewust geen importtaak.
Ploegen en bestelwagens	Enkele regels elk — sneller ingevoerd in het scherm. Ze moeten wel bestaan vóór u voorraad of toestellen importeert.
Interventies uit het verleden	Afgesloten historiek sleept uren, onderdelen en facturatiestatus mee. Een ander en veel risicovoller vraagstuk dan basisgegevens.
Projecten en taken	Niet nodig om te starten.
Prijslijsten, btw-tarieven, eenheden	Worden op naam herkend, nooit aangemaakt. Een import die zelf een btw-tarief verzint, is een boekhoudfout.

Nazicht en spoor

Gegevens importeren → Importgeschiedenis houdt elk bestand bij: wie het oplaadde, wanneer, welk onderdeel, hoeveel regels aangemaakt, bijgewerkt en geweigerd werden, en een vingerafdruk van het bestand.

Het opgeladen bestand zelf wordt automatisch verwijderd — standaard na 24 uur. Een bestand dat u nooit bevestigde, is een kopie van uw gegevens die geen reden heeft om te blijven staan. Het spoor blijft; de kopie niet.

Begeleiding bij de opstart

Niet elke overstap ziet er hetzelfde uit. Drie manieren van werken:

Formule	Wie doet wat
Standaard	U levert propere, gestructureerde bestanden aan en doorloopt de wizard zelf. De sjablonen en het voorbeeld zijn daarvoor gemaakt.
Begeleid	U levert uw exports aan; Digitalnatie helpt bij het opkuisen en structureren tot ze door de controle raken. U bevestigt de import zelf.
Volledige migratie	Digitalnatie neemt de volledige overzetting over: uitlezen van het oude systeem, in kaart brengen, omzetten, ontdubbelen, importeren en nakijken. Voor oude systemen zonder bruikbare export, of grote catalogussen die gesplitst en verzoend moeten worden.

Neem contact op met uw beheerder om te bepalen welke formule bij uw situatie past.

Goede praktijken

• Doe eerst een proefbestand van twintig regels. U ziet het volledige voorbeeld en leert de meldingen kennen zonder risico.
• Respecteer de nummering. Klanten vóór sites, sites vóór toestellen, voorraad als laatste.
• Exporteer opnieuw in plaats van te knippen en plakken. Kolommen die verschoven zijn, zijn de meest voorkomende oorzaak van een geweigerd bestand.
• Laat Ook bestaande records bijwerken uit tot u die schakelaar echt nodig hebt.
• Bewaar uw eigen referenties. Een klantnummer uit uw vorige systeem in de kolom Referentie maakt elke latere import en elke controle eenvoudiger.

Problemen oplossen

Mijn bestand wordt geweigerd bij het opladen. Controleer de extensie (.xlsx of .csv), de grootte en of de kolomtitels nog overeenkomen met het sjabloon. Werkt u met CSV, bewaar dan als CSV UTF-8.

Alle regels zijn geweigerd met “referentie niet gevonden”. U importeert in de verkeerde volgorde. Importeer eerst het onderdeel waarnaar verwezen wordt — klanten vóór sites, sites vóór toestellen.

Een bestaand record wordt niet bijgewerkt. De schakelaar Ook bestaande records bijwerken staat uit. Zonder die schakelaar worden bestaande records overgeslagen, niet gewijzigd.

Een btw-nummer wordt geweigerd. Het nummer voldoet niet aan de controle. De boodschap zegt welk deel niet klopt. Buitenlandse nummers waarvoor geen patroon bekend is, worden aanvaard zonder controle — niet geweigerd.

Ik heb per ongeluk voorraad geïmporteerd. Tel terug naar de juiste hoeveelheid via een gewone voorraadcorrectie. De tellingen blijven wel in de geschiedenis staan — zie de waarschuwing hierboven.

Volgende stap

• Klanten & materieel — wat u na de import ziet
• Sites & locaties
• Producten & onderdelen
• Voorraad — voorraad nadien corrigeren
• Rechten & beveiliging — importrechten toekennen