Ga naar inhoud
Digitalnatie Service Suite

Automation Hub

De Automation Hub is een catalogus van terugkerende taken die u zelf aan- en uitzet, inplant en achteraf naleest. Alles staat standaard uit.

Waarvoor u dit gebruikt

Section titled “Waarvoor u dit gebruikt”
  • Onbetaalde facturen automatisch laten opvolgen.
  • Een herinnering laten lopen wanneer een offerte of aanvraag blijft liggen.
  • Verwittigd worden wanneer een onderdeel bijna op is.
  • Een dagelijkse of maandelijkse samenvatting laten versturen.
  • Nakijken in het logboek wat een automatisering precies gedaan heeft.

Wie dit kan gebruiken

Section titled “Wie dit kan gebruiken”
RolWat die doet
BeheerderZet automatiseringen aan of uit en kiest de frequentie
Zaakvoerder, boekhoudingOntvangt de financiële samenvattingen en herinneringen

Vereisten: beheerdersrechten om een automatisering aan te zetten. Sommige automatiseringen vragen eerst een koppeling via Integraties. Wijs per automatisering iemand aan die de meldingen effectief opvolgt.

De veiligheidslabels

Section titled “De veiligheidslabels”

De catalogus met de veiligheidslabels De automatiseringen met hun label en hun aan-uitschakelaar.

LabelBetekenis
VeiligLeest en verwittigt. U mag ze ook handmatig starten met Nu uitvoeren.
Nazicht nodigRaakt aan bedrijfsgegevens. Zet ze pas aan na overleg.
Externe koppelingWerkt samen met een externe dienst. Zichtbaar in de catalogus als voorbereiding.

Wat er in de catalogus zit

Section titled “Wat er in de catalogus zit”

Financieel

Section titled “Financieel”
  • Herinnering onbetaalde facturen
  • Dagelijkse financiële samenvatting
  • Maandelijkse winstsamenvatting
  • Herinnering vervaldag leveranciersfactuur
  • Herinnering vervaldag klantenfactuur

Commercieel

Section titled “Commercieel”
  • Offerte niet ondertekend na X dagen
  • Dagelijks verkooprapport
  • Melding nieuwe lead
  • Lead zonder reactie na X dagen
  • Leadopname met toewijzing en eerste contact
  • Herinnering lead langer dan 24 uur stil
  • Gekwalificeerd → demo voorstellen
  • Demo gepland → voorbereidingschecklist
  • Demo uitgevoerd → voorstel versturen
  • Opvolging voorstel na 2, 5 en 10 dagen
  • Offerte bevestigd → contract, abonnement, project en factuur
  • Offerte geannuleerd → lead als verloren markeren
  • Startfactuur betaald → abonnement activeren

Voorraad

Section titled “Voorraad”
  • Waarschuwing lage voorraad
  • Waarschuwing voorraad uitverkocht
  • Controle voorraadsynchronisatie
  • Controle prijssynchronisatie

Webshop en klantcontact

Section titled “Webshop en klantcontact”
  • Melding nieuwe webshoporder
  • Melding synchronisatiefout webshop
  • Bericht uit klantenchat omzetten in lead
  • Melding dringend chatbericht

Toezicht

Section titled “Toezicht”
  • Controle back-upstatus
  • Melding mislukte achtergrondtaak
  • Controle verval demogebruiker

Een automatisering aanzetten

Section titled “Een automatisering aanzetten”

  1. Open de Automation Hub en blader door de catalogus.

  2. Lees de beschrijving en het veiligheidslabel.

  3. Kies een frequentie: elke 15 minuten, elk uur, dagelijks, wekelijks of maandelijks.

  4. Stel eventueel het tijdstip van de volgende uitvoering in.

  5. Zet ze aan.

  6. Kom na een dag terug en lees het logboek.

Het logboek

Section titled “Het logboek”

Het logboek van de uitvoeringen Wanneer elke automatisering liep, en of ze slaagde.

Voor elke automatisering ziet u wanneer ze liep, of ze slaagde, en wat ze deed. Loopt er iets mis, dan blijft de fout bewaard in plaats van stil te verdwijnen.

Belangrijk om te weten

Section titled “Belangrijk om te weten”
  • De Hub beheert enkel de automatiseringen die hij zelf heeft aangemaakt. Bestaande, door ons ingestelde processen worden nooit gewijzigd of verwijderd.
  • Nieuwe automatiseringen staan standaard uit.
  • Een automatisering uitzetten verwijdert niets — u kunt ze later weer aanzetten met dezelfde instellingen.

Goede praktijken

Section titled “Goede praktijken”
  • Zet één automatisering per keer aan en kijk een paar dagen wat ze doet.
  • Kies de frequentie bewust. Een herinnering die elk kwartier loopt, is geen herinnering maar ruis.
  • Wijs een eigenaar aan per automatisering: iemand die de meldingen ook effectief opvolgt.
  • Lees het logboek maandelijks in plaats van het pas te openen wanneer er iets ontbreekt.
  • Laat “Nazicht nodig” uit tot u er samen met ons naar gekeken hebt.

Problemen oplossen

Section titled “Problemen oplossen”

Kan een automatisering per ongeluk facturen versturen? Niet zonder dat u ze expliciet aanzet, en nooit via Nu uitvoeren — die knop bestaat enkel voor veilige automatiseringen.

Wat als ik een automatisering aanzet en het resultaat bevalt niet? Zet ze uit. Wat ze al deed, blijft in het logboek staan, zodat u kunt nakijken wat er precies gebeurd is.

Kan ik mijn eigen automatisering laten toevoegen? Ja — dat is precies waarvoor de catalogus gebouwd is. Neem contact op met uw beheerder.

Waarom staat er iets in de catalogus dat ik niet kan aanzetten? Dat is een externe koppeling: ze is voorbereid maar vereist eerst een verbinding via de Integraties.

Volgende stap

Section titled “Volgende stap”