Kalender

Het menu Kalender dient om de vergaderingen, afspraken en interne evenementen van uw team te plannen. Elke vermelding die u aanmaakt, is zichtbaar voor de uitgenodigde deelnemers, waardoor het hele team een gedeeld overzicht krijgt van de belangrijke momenten die eraan komen: voortgangsbesprekingen, ochtendbriefings, commerciële afspraken of opvolgvergaderingen.

Wanneer gebruiken: telkens wanneer u een moment van interne coördinatie wilt vastleggen met een of meerdere personen uit het team, en u wilt verzekeren dat zij het terugvinden in hun eigen agenda.

Opmerking

De Kalender gaat over de interne organisatie van het team. Hij staat los van de Planning van de interventies op het terrein, die dient om de serviceorders aan technici toe te wijzen op een specifiek tijdslot. Gebruik de Kalender voor vergaderingen, en de Planning voor bezoeken bij klanten.

Overzicht van de kalender: de vergaderingen en evenementen van de week, gedeeld met het team.

Een vergadering aanmaken

Volg deze stappen om een vergadering te plannen en de juiste personen uit te nodigen.

1. Open het menu Kalender.
2. Klik op Nieuw.
3. Voer het onderwerp van de vergadering in (een duidelijke en korte titel).
4. Kies de datum en het uur, of activeer Hele dag voor een evenement zonder vast tijdstip.
5. Voeg de deelnemers toe die u wilt uitnodigen.
6. Klik op Opslaan.

Het formulier van een nieuwe vergadering: onderwerp, datum, uur en deelnemers.

Resultaat: zodra u opslaat, verschijnt de vergadering in de gedeelde kalender op het gekozen tijdslot, en elke uitgenodigde deelnemer vindt ze terug in zijn eigen agenda.

Tip

Vul altijd het onderwerp en de deelnemers in voordat u opslaat: een duidelijke titel en de juiste lijst met personen voorkomen vergetelheden en afspraken zonder context. Voor een seminarie of een opendeurdag activeert u Hele dag in plaats van een uur in te voeren.

De gedeelde kalender raadplegen

De kalender biedt verschillende weergaveniveaus — dag, week of maand — om over te schakelen van een gedetailleerd dagoverzicht naar een totaalbeeld. Elke vergadering wordt weergegeven als een blok geplaatst op zijn tijdslot; klik erop om de details te raadplegen of de datum, het uur en de deelnemers te wijzigen.

Opgepast

Een vergadering die zonder deelnemer is opgeslagen, blijft zichtbaar voor u, maar verschijnt niet in de agenda van de andere teamleden. Denk eraan om alle betrokken personen uit te nodigen zodat zij goed geïnformeerd zijn.