E-mail & communicatie

Dit blok bepaalt van wie uw post komt, langs waar ze gaat, en waar antwoorden toekomen. U vindt het bij Configuratie → E-mail & Communicatie en Configuratie → E-mailsjablonen.

E-mailidentiteit

• E-mail — het adres waarvan uw post vertrekt. Samen met uw bedrijfsnaam vormt dit de afzender die uw klanten zien.
• E-maildomein — het domein waarop antwoorden en onbestelbare post toekomen. Daaruit volgen het catchall-adres, het bounce-adres en de standaard afzender.
• Stuur een test-e-mail naar mezelf — verstuurt één echt bericht naar uw eigen adres, via de ingestelde uitgaande server, en meldt meteen of het gelukt is.

Gebruik uw eigen bedrijfsidentiteit

Klantcommunicatie hoort te vertrekken van een adres op uw eigen domein. Een omgeving die nog als het domein van haar leverancier verstuurt, meldt dat bovenaan dit scherm met een waarschuwing. Zolang die waarschuwing er staat, ziet uw klant de verkeerde afzender.

Mailservers

• Uitgaande mailservers — de server die uw post verstuurt: host, poort, beveiliging en aanmelding. Met Van filter legt u vast welke adressen via die server mogen versturen.
• Inkomende mailservers — een mailbox die automatisch wordt opgehaald, zodat antwoorden van klanten bij het juiste dossier terechtkomen. Met Testen & bevestigen controleert u de aanmelding.

Wachtwoorden worden nooit teruggetoond

Een bewaard wachtwoord verdwijnt uit beeld zodra het opgeslagen is; het scherm toont enkel nog dát er een bewaard is. Wijzigt u de host, de poort of de gebruiker, dan wordt het wachtwoord gewist en typt u het opnieuw — zo kan het nooit meeverhuizen naar een andere server.

E-maildomeinen en aliassen

Een alias maakt van een e-mailadres een actie: post naar support@ maakt automatisch een dossier aan in plaats van in een inbox te blijven staan. U stelt de aliasnaam, het domein en in wat de alias een bericht omzet, plus wie erop mag sturen.

Wat er daarna met dat nieuwe dossier gebeurt — als wie het wordt aangemaakt, met welke vooraf ingestelde waarden — is voorbehouden aan uw platformbeheerder.

E-mailsjablonen

Sjablonen bepalen de bewoording van wat uw omgeving in uw naam verstuurt. Onder meer, afhankelijk van wat er bij u geïnstalleerd is: het interventierapport, offerte versturen, orderbevestiging, factuur versturen, betalingsbewijs, de bevestiging van een melding via QR-code, en de uitnodiging voor een nieuwe gebruiker.

U past onderwerp en tekst aan, en u kunt eenvoudige velden gebruiken zoals de naam van de klant of het nummer van de serviceorder. Complexere formules zijn voorbehouden aan uw platformbeheerder; het scherm zegt het wanneer u er een invoert. Nieuwe sjablonen aanmaken hoort ook daar thuis — de bewoording van de bestaande aanpassen is aan u.

Wie dit kan wijzigen

De rol bedrijfsbeheerder. Andere rollen zien dit blok niet.

Wat er gebeurt na het bewaren

De nieuwe afzender geldt vanaf het eerstvolgende bericht. Een gewijzigd sjabloon geldt eveneens vanaf de eerstvolgende verzending; berichten die al vertrokken zijn, veranderen niet. Test na elke wijziging aan een server met de knop Stuur een test-e-mail naar mezelf.

Als er iets misloopt

Symptoom	Waar te kijken
De testmail komt niet aan	Kijk in ongewenste e-mail; controleer daarna host, poort en aanmelding van de uitgaande server
Klanten zien het verkeerde adres	E-mailidentiteit — staat er nog een adres van de leverancier?
Antwoorden komen nergens toe	E-maildomein; het moet een domein zijn dat u zelf bezit
Een sjabloon wil niet bewaren	U voerde een complexere formule in; vraag uw platformbeheerder

Volgende stap

Ga verder met Gebruikers en rollen om uw collega’s toegang te geven.